手作業の自動化を外に頼むのも、立派な事務のスキルです

こんにちは、海野ひろしです。

私は、会社の「めんどう」な事務作業を、

ExcelやGoogleスプレッドシートで

自動にする仕事をしています。

今日は、事務のお仕事をしている方だけに向けて書きます。

月末と月初のあの作業を、

コーヒーが冷めるまでに終わらせる、

というお話をします。

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■ 月末と月初だけ、話しかけないでほしい

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月末から月初にかけて、

口数が減る人がいます。

システムから出したデータを、

Excelに貼る。

要らない行を、

上から1行ずつ消す。

品目ごとに足して、

電卓でもう一度たしかめる。

……合わない。

どこで間違えたのか、

最初からやり直し（汗）

その間に電話が鳴って、

「ちょっといい？」と声がかかる。

戻ってきたら、

何行目まで見たか分からない。

だからこの時期だけは、

誰にも話しかけてほしくない。

もし心当たりがあったら、

この先も読んでみてください。

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■ 手でやっていた本人が、答え合わせをした

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以前、ある農業関係の方から

こんなご相談をいただきました。

「1年分の販売データから、

品目ごと・月ごとの数字を出したい。

今は、コピペと行削除で手作業です」

そこで、自動で集計する表を作りました。

データを貼って、品目を選ぶ。

あとは表が勝手に計算して、

月ごとの金額と数量を出してくれます。

行を消すのも、電卓も、もう要りません。

納品した翌朝、

こんなお返事が届きました。

「手作業で1パターン計算し、

同じ数字でした」

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私がうれしかったのは、

「合っていた」ことより、

「たしかめてくれた」ことです。

手順を知っている人がいたから、

1パターンで答え合わせができた。

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■ AIに置き換えられるのは、あなたではない

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「AIで、事務の仕事はなくなる」

そんなニュースを見るたびに、

ちょっと不安になりませんか。

でも、仕組みを作るとき、

私がいちばん困るのは、

プログラムの書き方ではありません。

どの列を見るのか。

どの行を消していいのか。

この取引先だけ、なぜ別の計算なのか。

こういうことは、

マニュアルに書いてないことが多い。

AIも、私も、知りません。

知っているのは、

毎月その作業をしているあなただけです。

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置き換えられるのは、

行を消して電卓を叩く「作業」のほう。

あなたが知っていることは、

仕組みの中に残って、

来月も再来月も働いてくれます。

そして、空いた時間は

人にしかできない仕事に回せます。

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■ 作業を外に頼むのも、立派なスキルです

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全部を自分の手でこなす人は、

たしかにえらい。

でも、

「この作業、外に頼めるな」

と気づいて、実際に頼む。

これも、立派なスキルです。

どこに時間がかかっているかを見つけて、

任せる先を決めて、

仕上がりをたしかめる。

これは、仕事をよく分かっている人にしかできません。

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「でも、決めるのは社長だし……」

それで大丈夫です。

最初のご相談は、

作業をしている方からで構いません。

用意していただくのは、

いつもの画面のスクリーンショットと、

「毎月だいたい何時間かかっているか」くらい。

上手な説明は要りません。

見積りは、そのまま社長に見せられる形でお出しします。

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月末も月初も、ボタンを押す。

表ができるまでの間に、

コーヒーを一杯いれる。

戻ってきたら、終わっている。

あなたの月末と月初が、

そうなったら、どうですか？

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P.S.

私は、40代からこの仕事を始めました。

最初から、

すごい知識があったわけではありません。

「これ、もっとラクにできんかな？」

そんなところから、

少しずつ仕事を作ってきました。

このブログでは、

仕事をちょっとラクにする考え方を、

これからも書いていきます。

よかったら、

また読みに来てください。

P.P.S.

Excel・スプレッドシートの自動化や、

事務作業のご相談を受けています。

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