Excelの集計を頼む前に決めておきたい3つのこと（表の形・結果の形・確認方法）

毎月の集計を手作業でやっていて、「これ、誰かに頼んで自動にしたい」と思ったことはありませんか。ただ、頼み方が曖昧だと、できあがった式やマクロが自分の表で動かず、結局やり直しになります。

受注する側として、依頼をいただくときに「これが決まっていると一発で仕上がる」と感じる3つを書きます。

■ 1. 表の形

いちばん大事なのがこれです。「A列に日付、B列に担当者、C列に金額。1行目が見出しで、データは2行目から」のように、列ごとに何が入っているかと、見出しの行、データの開始行を教えてください。シート名も添えていただけると、式のセル番地が一度で合います。

実際のデータを送る必要はありません。むしろ、顧客名や金額が入ったファイルは送らないでください。列の見出しと、架空の3行があれば十分です。

■ 2. 結果の形

「集計したい」だけでは、どんな表になってほしいかが伝わりません。「担当者ごとの月別合計を、別シートに、縦に担当者、横に月で並べたい」のように、結果の表の形を言葉にしてください。紙に手書きした表の写真でも構いません。

結果の形が決まると、関数で作るか、ピボットテーブルにするか、マクロが要るかが決まります。ここが決まっていない依頼は、途中で「やっぱりこの形で」となり、作り直しになりがちです。

■ 3. 確認方法

できあがった式が正しいかどうかを、どうやって確かめるかです。おすすめは「架空の3行で、期待する答えを先に決めておく」こと。たとえば「この3行なら、佐藤さんの9月合計は17,000円になるはず」と決めておけば、納品されたファイルにその3行を入れて、一致するかを見るだけで済みます。

もう一つ、Excelのバージョン（2019か、Microsoft 365か）も教えてください。新しい関数が使えるかどうかで、式の書き方が変わります。

■ まとめ

・表の形（列・見出し行・開始行・シート名）

・結果の形（どのシートに、どんな表を）

・確認方法（架空の3行と期待する答え、Excelの版）

この3つがそろっていれば、集計の自動化は短い納期で仕上がります。逆に、そろっていなくても大丈夫です。ご相談いただければ、こちらから質問して一緒に決めます。

集計表の作成、関数の設計、VBAマクロでの自動化を承っています。「毎月これを手でやっている」という作業があれば、お気軽にご相談ください。