議事録を頼むときに伝えてほしい4つのこと（型・録音・参加者・期限）

会議の録音から議事録を作るとき、最初に4つのことが決まっていると、仕上がりが早く、修正も少なくて済みます。作業する側から見て「これがあると助かる」ことをまとめます。

■ 1. 議事録の型

議事録には大きく3つの型があります。決まったこと・やること・次回だけを書く「決定事項型」、議題ごとに論点と結論を残す「時系列型」、誰が何を言ったかを残す「発言録型」です。

社内の定例会議なら決定事項型で十分なことが多く、A4で1枚に収まります。経緯を残したいなら時系列型、発言そのものが証拠になる会議なら発言録型です。どれにするかを最初に教えていただけると、文字起こしの精度をどこまで求めるか、どのくらい時間がかかるかが決まります。

■ 2. 録音の状態

録音時間、参加人数、対面かオンラインか、雑音の有無を教えてください。オンライン会議の録音機能で録ったものは、各人のマイクの音が直接入るので精度が高く、対面で端末を机の端に置いた録音は精度が下がります。状態が分かれば、事前に「ここは聞き取りにくいかもしれません」とお伝えできます。

■ 3. 参加者と用語

参加者の名前（漢字と読み）、役職、社名や製品名、社内でしか通じない略語の一覧をいただけると、文字起こしの固有名詞の誤りがほぼ無くなります。話者を分ける必要がある場合は、発言の順番（報告→質疑など）が分かる進行表があると助かります。

■ 4. 期限と納品の形

いつまでに、どの形式（Word、テキスト）で必要かを教えてください。決定事項型なら当日中、時系列型なら翌日、発言録型は録音時間の2〜3倍の作業時間が目安です。「速報として決定事項だけ当日、詳細は翌日」という2段階も対応できます。

■ まとめ

・型（決定事項型／時系列型／発言録型）

・録音の状態（時間・人数・対面かオンラインか）

・参加者と用語の一覧

・期限と納品の形

この4つがそろえば、議事録は短い納期で仕上がります。そろっていなくても、ご相談いただければこちらから確認して進めます。会議やインタビューの文字起こし、議事録の作成を承っていますので、お気軽にご相談ください。