「確認済みのエラーなので大丈夫です」が、いちばん危ない

Excelの管理表を見せてもらうと、たまにこう言われます。

「このセル、エラーが出てますけど、確認済みなので大丈夫です」

私はこれを、いちばん危ない状態だと思っています。

■ 理由は「慣れる」から

赤いセルが常に3つある表を毎月使っていると、4つ目の赤が出ても気づきません。赤が「異常」ではなく「風景」になるからです。

だから私が作る表では、赤は「直すまで次に進めないもの」にしか使いません。確認だけでいいものは橙で分けます。橙は総合判定に影響させない。全部を赤にすると、担当者は赤に慣れて見なくなります。

■ 「絶対起こらない」ミスにもチェックを付ける

「保護をかけてあるし、貼るだけだし、触るはずがない」——関係ありません。人は間違って触ります。

一番厄介なのは、Excelが苦手な人ではなく、変に詳しい人です。保護を外して、赤いセルを消して、先に進めます。

だから私は、赤が1つでも残っている限り、次のシート（集計表やCSV）に何も出ないように数式で組みます。ルールで止めるのではなく、仕組みで止める。

■ 人に渡すときの決まりは3つだけ

・黄色いセルだけ打つ

・赤くなったら、自分で判断して消さない。報告する

・赤いうちは、次に進まない

文章のマニュアルより、この3つのほうが守られます。

■ この考え方で作っています

経理17年。手打ちで22時までかかっていた月次作業を、Excelで17時に終わる形に組み直してきました。

「データを貼るだけで月別の集計表が出るExcel」を出品しています。合計が元データと一致しているかを自動で確認し、日付や金額の誤りは赤、登録外の項目は橙で表示します。マクロなし、Excel 2019で動きます。

今お使いの表に「確認済みのエラー」が残っているなら、一度ご相談ください。