「毎月のコピペ集計」の自動化と境界線。ベテランSEが教える、今の表のまま無くせる作業・画面が要る作業

こんにちは。MicoaLab（ミコア）です。IT業界で約40年になります。

30年あまりはシステムを作る側で、残りの10年は経営企画と人事という事務方にいました。

毎月や毎週の締めのたびに、こんな作業をしていませんか。

・取引先から届いたファイルを、自分の集計用シートに1件ずつ貼り付ける

・複数のシートに分かれた売上を、1枚のレポートにまとめ直す

・入金の明細と請求の一覧を見比べて、済んだものに手で色を付ける

続けているうちに「そろそろちゃんとした業務システムを入れないといけないのかな」と

考え始める方は多いです。

仕組みを作る側と、手作業で回す側と、両方にいました。

その両方から見て、ひとつだけ先にお伝えしたいことがあります。

その手作業が道具と道具の隙間なら、表を作り直さずに無くせます。

■ 1. あなたが埋めているのは「道具と道具の隙間」です

いま使っている道具そのものが足りていない、ということは実はそれほど多くありません。

取引先から届くファイルの形は、相手が決めています。

自社の集計のルールは、自分たちで決めています。

その二つをつなぐ決まりは、どの道具の中にも入っていません。

だから人が間に立ちます。

開いて、コピーして、貼って、形を整える。

この「道具と道具の隙間を人が埋めている時間」が、締めのたびに増えていきます。

この隙間は、件数では変わりません。

1件でも100件でも、埋めているものは同じです。

量が増えたから新しいシステムが要る、とは限りません。

減らしたいのは集計そのものではなく、この隙間の作業です。

■ 2. 隙間をつなぐだけなら、いまの表は触りません

ここで使うのが、Googleの無料枠（Google Apps Script、通称GAS）です。

いまお使いのスプレッドシートの裏側に、決まった手順を書いておきます。

「このファイルが来たら、この列を、この台帳のこの位置へ移す」と決めておく形です。

プログラムの世界では、結果が一つに決まることを決定論と呼びます。

・いまの表のまま使えます：列の並びも、見慣れた集計の形も変えません

・動きが読める：実行のときにAIを使いません。書いたとおりにしか動かないので、

　何度動かしても同じ結果になります

・内容が外に出ない：あなたのGoogleアカウントの中で動くので、売上や取引先の情報を

　外部のサービスへ渡しません

・月額がかからない：Googleの無料枠の範囲で動くため、作ったあとのランニングコストが出ません

Googleスプレッドシートが中心です。Excelのマクロについては、内容によって工数が変わるので

個別にご相談ください。

■ 3. ただし、いまの表のままにも境界線があります

前回の記事でも書きましたが、都合のいい話だけをして買っていただくつもりはありません。

表を作り直す話になるのは、次の2つです。

・入力の間違いを、その場で止めたい

　表計算はどのマスにも自由に打ててしまいます。入口で止めるなら、

　入力する場所を表から画面へ移すことになります。表そのものを作り直す仕事です

・誰がいつ何を変えたかを追いたい、人によって見せる範囲を変えたい

　表計算で分けられるのはシートの単位までです。行や項目で分けたいとなると、

　やはり表の外に置き場所が要ります

この2つに当てはまるなら、画面のある仕組みを作る仕事です。

そちらは別のサービスとしてお引き受けしています。

もうひとつ、表を作り直しても解決しないものがあります。

毎回データの形が変わる場合です。

人が見て判断している作業は手順が決まっていないので、表を直しても自動化できません。

先に手順を決めるところからになります。

逆に、いまの表をそのまま使えるのであれば、隙間を埋めるだけで足ります。

道具を乗り換える必要も、表を作り直す必要もありません。

■ 私も、同じ隙間を埋めていました

事務方にいたころ、毎月の請求書を手作業でExcelからPDFにしていました。

一枚ずつ開いて、名前を付けて、保存する。

難しい作業ではありません。ただ、毎月必ず来ます。

この手のものは、時間が惜しいだけではないと思っています。

締めの時期になると「あれを片付けないと終わらない」が、頭の片隅に居座り続けます。

決まったとおりに動く仕組みに預けてしまえば、その一つが消えます。

空いた時間より先に、気にし続ける仕事が一つ減るほうが大きいと感じています。

■ ご相談ください

「うちのこのコピペ、今の表のまま無くせる？」

「入力の間違いを止めたいんだけど、それは画面が要る話？」

そう気になった方は、いまの作業手順を添えて、メッセージでご相談ください。

何を、どこから、どこへ移しているかが分かると話が早いです。

お渡しするときは、ソースを開示して、後からご自身で直せるように引き継ぎメモを添えます。

作業時間が前後でどれだけ減るかも、数字でお見せします。

30年の経験をもとに、いまの表のままでいけるか、作り直す話になるかをお伝えします。