電子印鑑の画像化で挫折？ Excelで印影を一括・自動生成した話

ペーパーレス化が進む昨今でも、「やっぱり見積書や請求書にはハンコがないと…」と言われること、ありませんか？

今回は、私が社内で実際に直面した「電子印鑑トラブル」と、それを解決するために作ったツールのお話をします。

💡 きっかけは「見積書作成ツール」の開発でした

以前、社内の業務改善のために「見積書を自動作成するツール」を作ったときのことです。

自動化自体はうまくいったのですが、現場から「電子でもいいから印鑑がついていないと格好がつかない」という要望が出ました。

そこで、社員全員分の印影画像をあらかじめマスタに登録しておき、見積書アプリから自動で呼び出す仕組みにすることにしました。

しかし、ここで大きな壁にぶつかりました。

「全員分の印影画像、どうやって用意するの？」という問題です。

📝 印影画像を用意する3つの方法と挫折

方法① 画像編集ソフトで1個ずつ作る

最初は手作業で作り始めましたが、文字のバランスを調整したり画像を切り抜いたりする作業が手間で、2人目で「これは無理だ」と挫折しました。

方法② Webの無料作成ツールを使う

ネット上には便利なハンコ作成サイトがあります。しかし、社員の苗字とはいえ「個人情報」を外部の無料サイトに入力するのは、社内のセキュリティ規定的に少し不安がありました。

方法③ もう自分で作ってしまおう！

手作業もダメ、外部ツールもダメなら、安全な社内環境（Excel）で自動生成するしかない、となって作成したのが今回のツールです。

✨ Excelで作った「印鑑画像自動作成ツール」のこだわり

Excelのリストに名前（4文字まで）を入力してボタンを押すだけで、指定したフォルダに「透過PNG」の印鑑画像が自動保存されるマクロを作成しました。

さらに、現場の人が直感的に使えるように、3つの「こだわり」を詰め込んでいます。

・こだわり①：作る前に「1件だけ」試せる

全員分を作ってから、色や大きさが気に入らないと気づくのは避けたいところです。

そこで、先頭の1人だけを作って確認できるようにしました。

見た目に納得してから、全員分を一気に作れます。

・こだわり②：少しだけ「傾く」アナログ感

実はこれが一番のこだわりです。

まっすぐ綺麗なまま作成することも可能ですが、あえてランダムで少しだけ回転させることで、「人が実際にポンと押したような温かみ」を出すことができます。

・こだわり③：何度でもやり直せる

やり直したい時のために、削除機能も付けました。

このツールが作った印影だけをまとめて消せるので、自分で置いた図形やレイアウトは残ります。

色や傾きを変えて作り直す、を気軽に繰り返せます。

🚀 導入後の効果

作成した画像は、各自のスマホやパソコンに1つ保存しておけば、PDF書類に電子印鑑としてポンと押すケースでも大活躍します。

また、新入社員が増えたときもExcelに名前を追加してボタンを押すだけなので、総務や人事の方の「ハンコを手配する手間」を大きく削減することができました。

同じように、「社内用の電子印鑑を安全に一括作成したい」

「セキュリティが厳しくて外部ツールが使えない」と悩んでいる方向けに、

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「Excelから電子印鑑画像を一括作成します」