ペーパーレス化が進む昨今でも、「やっぱり見積書や請求書にはハンコがないと…」と言われること、ありませんか？
今回は、私が社内で実際に直面した「電子印鑑トラブル」と、それを解決するために作ったツールのお話をします。
💡 きっかけは「見積書作成ツール」の開発でした
以前、社内の業務改善のために「見積書を自動作成するツール」を作ったときのことです。
自動化自体はうまくいったのですが、現場から「電子でもいいから印鑑がついていないと格好がつかない」という要望が出ました。
そこで、社員全員分の印影画像をあらかじめマスタに登録しておき、見積書アプリから自動で呼び出す仕組みにすることにしました。
しかし、ここで大きな壁にぶつかりました。
「全員分の印影画像、どうやって用意するの？」という問題です。
📝 印影画像を用意する3つの方法と挫折
方法① 画像編集ソフトで1個ずつ作る
最初は手作業で作り始めましたが、文字のバランスを調整したり画像を切り抜いたりする作業が手間で、2人目で「これは無理だ」と挫折しました。
方法② Webの無料作成ツールを使う
ネット上には便利なハンコ作成サイトがあります。しかし、社員の苗字とはいえ「個人情報」を外部の無料サイトに入力するのは、社内のセキュリティ規定的に少し不安がありました。
方法③ もう自分で作ってしまおう！
手作業もダメ、外部ツールもダメなら、安全な社内環境（Excel）で自動生成するしかない、となって作成したのが今回のツールです。
✨ Excelで作った「印鑑画像自動作成ツール」のこだわり
Excelのリストに名前（4文字まで）を入力してボタンを押すだけで、指定したフォルダに「透過PNG」の印鑑画像が自動保存されるマクロを作成しました。
さらに、現場の人が直感的に使えるように、3つの「こだわり」を詰め込んでいます。
・こだわり①：Excel上でその場ですぐ「印影プレビュー」
「どんなハンコができたか、わざわざ画像ファイルを開かないと分からない」というのは不便ですよね。
そこで、名前を入力して作成ボタンを押すと、その名前のすぐ横のセルにポンッ！と実際の印影が押されるようにしました。これで出来栄えをその場ですぐに確認できます。
・こだわり②：少しだけ「傾く」アナログ感
実はこれが一番のこだわりです。
まっすぐ綺麗なまま作成することも可能ですが、あえてランダムで少しだけ回転させることで、「人が実際にポンと押したような温かみ」を出すことができます。
・こだわり③：消す時も選べる親切設計
やり直したい時のために、削除機能も柔軟にしました。
「名前の入力だけを消す」か、「名前もハンコ画像も両方消す」かを選べるようにして、かゆいところに手が届く設計にしています。
🚀 導入後の効果
作成した画像は、各自のスマホやパソコンに1つ保存しておけば、PDF書類に電子印鑑としてポンと押すケースでも大活躍します。
また、新入社員が増えたときもExcelに名前を追加してボタンを押すだけなので、総務や人事の方の「ハンコを手配する手間」を大きく削減することができました。
同じように、「社内用の電子印鑑を安全に一括作成したい」「セキュリティが厳しくて外部ツールが使えない」と悩んでいる方向けに、ココナラでもこのツールをご提供しています。
面倒な画像作成を手放したい方は、ぜひこちらのサービスもご覧ください。
「名前入力だけで印鑑画像（PNG）を自動作成します」
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