【Excel業務】「どこから自動化すべき？」迷った時の優先順位の決め方

「毎日このコピペ作業、しんどいな…」

「マクロを作れば楽になるのは分かっているけど、どの作業から手をつければいいか分からない」

そんなふうに、一人で抱え込んでしまうことはありませんか？

いきなりツールを作るよりも、先に「どの作業から楽にするか」を決めたほうが、結果的に時間もお金もかかりません。

この記事では、私がふだん使っている決め方をご紹介します。

■ 毎日5分と、月1回3時間。どちらが先？

たとえば、こんな2つの作業があったとします。

・毎日発生する「5分」の作業

・月に1回だけど「3時間」かかる作業

まずは、ひと月あたりの時間で比べてみます。

・毎日5分 × 月20日 ＝ 100分

・月1回 3時間 ＝ 180分

時間だけなら、月1回の作業のほうが大きいです。

でも、時間だけで決めると、あとで「思ったほど楽にならなかった」となることがあります。

私は、次の4つを合わせて見ています。

■ 決めるときの、4つの目安

① ひと月に、何分かかっているか

　上のように「1回の時間 × 回数」で出します。まずはこれが土台です。

② まちがえたときに、どれだけ困るか

　請求や出荷のように、1か所まちがえると取引先に迷惑がかかる作業は、時間が短くても先に楽にする価値があります。

　逆に、自分しか見ない集計なら、多少のミスはすぐ直せます。

③ 手順が、毎回決まっているか

　「この列をコピーして、ここに貼って、並べ替える」のように手順が決まっている作業は、自動化しやすいです。

　「その日の状況を見て判断する」作業は、ツールにしにくく、作っても結局手で直すことになります。

④ データの形が、毎回同じか

　毎回同じ形のCSVやExcelが届くなら、一度作ればずっと使えます。

　毎回列の並びが変わる、手書きのメモが混ざる、という場合は、先にデータの形をそろえるところから考えます。

■ さっきの答え

この4つで見ると、多くの場合は「月1回・3時間」の作業から手をつけるのがおすすめです。

・ひと月の時間が大きい

・月に1回しかやらないので、手順を忘れやすく、ミスが起きやすい

・担当の人しかやり方を知らない、ということが多い

ただし、毎日5分の作業でも、

「取引先に出すデータで、まちがえると大変」

「手順もデータの形も毎回同じ」

という場合は、こちらを先にしたほうがいいこともあります。毎日のことなので、楽になったと実感しやすいのもよいところです。

迷ったら、作業ごとに①〜④をメモに書き出してみてください。

それだけで、どこから始めるかがかなりはっきりします。

■ よくある「先に楽にしたい作業」

書き出してみると、上位に来やすいのは次のような作業です。

・毎月、データを取引先の指定の形に並べ替えている

・2つの表を、目で見比べてチェックしている

・大きなCSVを、取引先ごとや条件ごとに手で分けている

どれも、手順とデータの形が決まっていて、まちがえると困る作業です。

■ 同じことで困っている方へ

上の3つは、Excelのツールで解決できます。

VBAコード全文と、貼り付け手順・使い方を、ココナラで公開しています。

▽毎月の並べ替えを、ボタン1つで（CSVを取引先指定の形式に変換）

https://coconala.com/contents_market/articles/cmvbm62iv05xg9k0gtesov8n0

▽2つの表の「合わない行」だけを一覧に（突合・照合）

https://coconala.com/contents_market/articles/cmu162s9j00cyab0h2pvcq3so

▽CSVを取引先ごとに自動で分ける（CSV分割・結合）

https://coconala.com/contents_market/articles/cmtw6kpxu00iq7h0hfw4ue422

「自分の作業だと、どれから始めればいい？」「うちの形に合わせて作ってほしい」という場合は、プロフィールからお気軽にご相談ください。

無理にツール化をおすすめすることはありません。手作業のままのほうがよい作業は、そうお伝えします。

▽プロフィール

https://coconala.com/users/5902707

現役のSEとして、専門用語はなるべく使わずにご説明します。