紙・PDF・画像の内容を入力したのにあとで探しにくい時に見直したいこと｜Excelで見返しやすくする考え方
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ビジネス・マーケティング
紙資料やPDF、画像の内容をExcelに入力したものの、
あとで見返す時に探しにくい、
必要な情報を見つけるのに時間がかかる、
そんな状態になることがあります。
こういう時は、
入力ができていないのではなく、
あとで探しやすい形に整理されていないことが多いです。
たとえば、
項目の分け方が資料ごとに違う、
同じ内容でも書き方がそろっていない、
一覧で見返したい順番で並んでいない、
といった状態です。
このままだと、
せっかくExcelにまとめても、
確認のたびに探す手間が増えやすくなります。
Excelに入力する作業で大事なのは、内容を打ち込むことだけでなく、あとで探しやすく見返しやすい形にしておくことです。
まず見直したいのは、次の3つです。
この3つがそろっていないと、
内容は入っていても、
検索しにくく、
一覧で見にくく、
修正のたびに手間が増えやすくなります。
特に多いのが、
会社名、担当者名、日付、電話番号などの分け方が資料ごとに違う状態です。
たとえば、
ある資料では会社名と担当者名が一緒に書かれていて、
別の資料では分かれているのに、
そのまま入力してしまうと、
あとで並び替えや検索がしにくくなります。
また、
日付や電話番号、住所などの表記がそろっていないと、
確認するたびに見づらさが出やすくなります。
さらに、
入力順のままで並んでいて、
あとで探したい順番になっていないと、
一覧として使いにくくなりやすいです。
Excelへの入力は、
ただ転記するだけではなく、
あとで探しやすく、
見返しやすく、
必要な時に使いやすい形にすることが大切です。
紙・PDF・画像の内容をExcelにまとめたいけれど、
入力後に探しやすい形まで整えたい場合は、
目的に合わせて整理しながら対応できます。
「ただ入力するだけでなく、あとで使いやすい形でまとめたい」
「探しやすく見返しやすい一覧に整えたい」
という場合は、下記サービスで対応しています。
