紙・PDF・画像の内容を入力したのにあとで探しにくい時に見直したいこと｜Excelで見返しやすくする考え方

紙資料やPDF、画像の内容をExcelに入力したものの、

あとで見返す時に探しにくい、

必要な情報を見つけるのに時間がかかる、

そんな状態になることがあります。

こういう時は、

入力ができていないのではなく、

あとで探しやすい形に整理されていないことが多いです。

たとえば、

項目の分け方が資料ごとに違う、

同じ内容でも書き方がそろっていない、

一覧で見返したい順番で並んでいない、

といった状態です。

このままだと、

せっかくExcelにまとめても、

確認のたびに探す手間が増えやすくなります。

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Excelに入力する作業で大事なのは、内容を打ち込むことだけでなく、あとで探しやすく見返しやすい形にしておくことです。

まず見直したいのは、次の3つです。

この3つがそろっていないと、

内容は入っていても、

検索しにくく、

一覧で見にくく、

修正のたびに手間が増えやすくなります。

特に多いのが、

会社名、担当者名、日付、電話番号などの分け方が資料ごとに違う状態です。

たとえば、

ある資料では会社名と担当者名が一緒に書かれていて、

別の資料では分かれているのに、

そのまま入力してしまうと、

あとで並び替えや検索がしにくくなります。

また、

日付や電話番号、住所などの表記がそろっていないと、

確認するたびに見づらさが出やすくなります。

さらに、

入力順のままで並んでいて、

あとで探したい順番になっていないと、

一覧として使いにくくなりやすいです。

Excelへの入力は、

ただ転記するだけではなく、

あとで探しやすく、

見返しやすく、

必要な時に使いやすい形にすることが大切です。

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紙・PDF・画像の内容をExcelにまとめたいけれど、

入力後に探しやすい形まで整えたい場合は、

目的に合わせて整理しながら対応できます。

「ただ入力するだけでなく、あとで使いやすい形でまとめたい」

「探しやすく見返しやすい一覧に整えたい」

という場合は、下記サービスで対応しています。