あの人しか分からない仕事”は、頑張っている人ほど抱えやすい

社内でよくあるのが、

「あの人に聞かないと分からない」

「あの人が休むと進まない」

という状態です。

これは、担当者が悪いわけではありません。

むしろ、責任感がある人ほど、

自分で調べ、覚え、工夫して、何とか仕事を回してしまいます。

その結果、いつの間にか

・確認方法を知っているのはその人だけ

・Excelの直し方を知っているのはその人だけ

・取引先ごとの対応を覚えているのはその人だけ

・進捗状況を把握しているのはその人だけ

という状態になります。

普段はそれでも仕事が回ります。

でも、その人が休んだ時、忙しい時、異動した時に困ります。

属人化は、特別な業務だけで起きるものではありません。

日々の確認、連絡、入力、催促、判断の中でも少しずつ起きています。

大切なのは、担当者の頭の中にある情報を、少しずつ外に出すことです。

たとえば、

・何を確認しているのか

・どこを見れば分かるのか

・今どの状態なのか

・次に何をすればよいのか

・誰が確認すればよいのか

こうした内容を整理するだけでも、業務は見えやすくなります。

属人化を防ぐことは、できる人の価値を下げることではありません。

むしろ、できる人に負担が集まりすぎないようにするための仕組みです。

「あの人しか分からない」から、

「誰が見ても流れが分かる」へ。

まずは、抱え込んでいる業務を言葉にするところから始めてみませんか。

社内の困りごとや属人化している業務を整理し、見える化・仕組化の第一歩となる業務改善シートの作成も行っています。