社内で日々仕事をしていると、小さな「困った」が少しずつ
積み重なっていきます。
たとえば、
・この仕事は特定の人しか分からない
・メールで確認した内容を見落としてしまう
・Excelで管理しているけれど、最新版が分からない
・誰が何を対応しているのか分からない
・担当者が休むと状況が分からない
・確認や催促が個人任せになっている
このようなことは、どの会社でも起こりやすいものです。
業務改善というと、専用システムを入れたり、便利なITツールを使ったりすることをイメージするかもしれません。
もちろん、それも一つの方法です。
しかし、最初から大きな仕組みを作ろうとすると、かえって難しくなってしまうことがあります。
まず必要なのは、今どこで困っているのかを整理することです。
何が人に依存しているのか。
どの情報が見えにくいのか。
誰が入力し、誰が確認し、誰が判断しているのか。
どこで見落としや確認漏れが起きやすいのか。
これらを一度整理するだけでも、改善の入口が見えてきます。
たとえば、メールの見落としが多い場合、単に「気をつけましょう」と言ってもなかなか改善しません。
必要なのは、対応が必要な内容を一覧にすることや、期限・担当者・対応状況を見えるようにすることです。
また、Excel管理がうまくいかない場合も、Excelそのものが悪いとは
限りません。
管理する項目や更新ルール、確認する人が決まっていないことが原因の場合もあります。
業務改善の第一歩は、難しいシステムを作ることではありません。
まずは、社内の「困った」を言葉にして、整理することです。
私自身も、社内でメールの見落とし、対応状況の把握、確認や催促、Excel管理、情報共有などの課題に向き合ってきました。
その中で感じたのは、便利なツールより先に、業務の流れや管理項目を整理することが大切だということです。
「何から始めればよいか分からない」という段階でも大丈夫です。
まずは、今困っていることを整理するところから始めるだけで、改善の方向性は見えてきます。
社内の困りごとを整理し、見える化・仕組化の第一歩となる業務改善シートの作成も行っています。
属人化、見落とし、確認漏れ、Excel管理、引き継ぎ不安などでお困りの場合は、まずはお気軽にご相談ください。
