毎月のシフト作成に丸一日。その繰り返しをやめた話

こんにちは、コツコツ自動化ラボです。

前に「毎月のExcel集計を5分にした話」を書きましたが、今日はもうひとつ、現場で長く私を悩ませてきた作業の話をさせてください。**シフト作成**です。

## 「今月のシフト、まだできてないの？」

シフトを任されている人なら、この感覚が分かってもらえると思います。

- カレンダーとにらめっこして、まず枠だけ作る

- 一人ひとりの希望休を見ながら、パズルのように名前を当てはめる

- 「この日は人が足りない」「ここは多すぎ」を何度も直す

- やっと組めたと思ったら、一人から「その日休みたい」の連絡

私はこれに、毎月ほぼ丸一日を使っていました。しかも神経を使う。人が足りない日を見落とせば、当日みんなに迷惑がかかる。だから何度も見直す。終わったころにはぐったりしていました。

## 気づいたのは「毎回、同じ考え方をしている」こと

ある月、ふと思ったんです。私がやっている判断って、実はいつも同じルールの繰り返しなんじゃないか、と。

「忙しい日は人を厚く、暇な日は少なく」

「この人は土日しか出られない」「この人は月80時間まで」

「6時間を超えたら休憩を入れる」

これ、全部**言葉にできるルール**でした。ルールにできるなら、コンピュータの方が速くて正確です。

とはいえ、私も最初からプログラミングができたわけではありません。本を開いては閉じる、を繰り返してきた人間です。変わったのは、AIに「業務の言葉」で相談できるようになってから。「その日の忙しさに応じて必要人数を変えて、希望休を避けて割り当てたい」——そう日本語で伝えれば、仕組みを一緒に作れるようになりました。

## できたのは「たたき台を一瞬で出す」道具

完成したのは、こういう流れで動くExcelです。

1. その日の**売上見込み**を入れると、「忙しい日/普通/静かな日」を判定して必要人数を変える

2. スタッフの**希望休・出られる曜日・時間帯・上限時間**を見て、自動で割り当てる

3. **人が足りない日は赤で警告**。実働時間や出勤日数も自動で集計

大事にしたのは、「全部を全自動でおまかせ」にしないことでした。最後の微調整は、やっぱり人の目のほうがいい。だから**8割を自動で組んで、残りを手で直す**形にしています。ゼロから組む時間が消えるだけで、丸一日が数十分になりました。

## 同じことで消耗している人へ

シフト作りは、地味なのに本当に重い仕事です。もし今これを手作業でやっていて、毎月しんどいと感じているなら、その時間はきっと減らせます。

「うちのお店でも使えるかな？」と思ったら、お気軽にご相談ください。現場の大変さを知っているからこそ、専門用語なしで、あなたの現場の言葉でお話しできます。

シフト組みで消耗している方に、少しでも早く帰ってほしくて作りました。

コツコツ自動化ラボでした。