締め日のたびに電卓。タイムカードの集計をやめた話

こんにちは、コツコツ自動化ラボです。

前回はシフトを組む話を書きました。今日はその「反対側」、**働いたあとの集計**の話をさせてください。

## 締め日の夜が、毎月しんどい

勤怠の締めを担当したことがある人なら、この光景に覚えがあると思います。

- タイムカードや打刻データを1枚ずつ見ながら、時間を足していく

- 休憩を引く。日をまたいだ人のところで一瞬止まる

- 「この人、6時間超えてるのに休憩45分入ってないな」と気づいて戻る

- 残業と深夜を分けて、また電卓

- 全部終わってから、合計が合わなくてもう一周

私はこれを、毎月やっていました。しかも締め日は他の仕事も立て込む時期です。夜になってようやく着手して、終わるころには何時か分からない、ということもありました。

## つらいのは「量」より「気の抜けなさ」

この作業の本当にしんどいところは、単純な量ではないと思っています。

**一箇所間違えると、誰かの給与が変わる。**

だから何度も見直す。見直すから時間がかかる。時間がかかるから疲れて、疲れると間違えやすくなる。この輪の中にいる限り、慣れても楽にはなりませんでした。

## 「計算」はもともと機械の仕事だった

あるとき気づいたんです。私がやっていたのは、判断ではなく**ただの計算**でした。

「出勤から退勤を引いて、休憩を引く」

「8時間を超えた分は残業」

「22時から翌5時にかかった分は深夜」

全部ルールが決まっています。ルールが決まっているなら、機械のほうが速いし、間違えません。私が気を張る必要は、本当はなかったんです。

## つまずいたのは「うちの様式」の壁

そう思って集計の仕組みを作り始めて、最初にぶつかったのがここでした。

**勤怠データの形は、会社ごとに全然違う。**

・氏名が列にある会社と、1ファイルに1人分だけで名前が表の外にある会社

・休憩が「60分」と分で入っている会社と、「16:28〜17:59」と時刻で入っている会社

・見出しが1行目から始まる会社と、上に集計欄があって5行目から始まる会社

世の中の「勤怠集計テンプレート」がうまく使えないのは、たいていここです。**自分の会社の形に合わないから、結局また手作業に戻ってしまう。**

だから作るときは、ここを一番がんばりました。見出しが何行目から始まるか、氏名をどこから読むか、休憩をどう持っているか——それを画面で選べるようにして、しかも一度合わせたら次の月からは選ぶだけで済むようにしています。

## できたこと

打刻のファイルを放り込むと、こうなります。

1. 実働時間を自動計算（休憩は差し引き済み。日をまたぐ勤務もそのまま）

2. 残業を「1日8時間超」「週40時間超」で判定し、深夜も自動で抜き出す

3. **休憩が足りない日**は赤で表示。月の残業が多すぎる人も色で分かる

4. スタッフ別・部門別に集計して、人件費の概算まで出す

締め日にやることが、「ファイルを入れて、目で確認する」だけになりました。

## 同じところで消耗している人へ

勤怠の締めは、終わっても誰にも褒められない仕事です。でも間違えると迷惑がかかる。だからみんな、静かに神経をすり減らしています。

もし今それを手作業でやっているなら、その時間と気疲れは減らせます。「うちのタイムカードの形でも使えるかな」と思ったら、遠慮なく聞いてください。**その形に合わせるところまでが、私の仕事だと思っています。**

コツコツ自動化ラボでした。