「うちの様式では使えない」が起きる、たったひとつの理由

こんにちは、コツコツ自動化ラボです。

無料のテンプレートや便利そうなツールをダウンロードしたのに、結局使わなくなった——という経験、ありませんか。

私は何度もあります。そして仕事で自動化を手がけるようになってから、その理由がはっきり分かりました。今日はその話をさせてください。

使われなくなる理由は、機能不足ではない

意外に思われるかもしれませんが、「機能が足りないから」使われなくなるケースは、実はあまり多くありません。

使われなくなる一番の理由は、これです。

手元のデータの形が、そのツールの想定と違うから。

たったこれだけです。でも、これが決定的なんです。

たとえば、こんなズレ

勤怠のデータひとつ取っても、会社によってこれだけ違います。

・氏名の位置：1行に1人ずつ並んでいる形と、1ファイルに1人分だけで名前が表の上に書いてある形

・休憩の持ち方：「60分」と分で入っている形と、「16:28〜17:59」と開始・終了の時刻で入っている形

・見出しの位置：1行目から始まる形と、上に集計欄があって5行目から始まる形

・日付の書き方：「2026-07-01」「2026/7/1」「7/1(水)」「1」

どれも間違ってはいません。それぞれの会社が、それぞれの理由でその形になっています。

でもテンプレート側は、たいていひとつの形しか想定していません。 だから合わない。合わないと、こうなります。

1. 自分のデータをテンプレートの形に「直してから」貼る

2. その手直しが毎月発生する

3. 「これなら手で計算したほうが早い」

4. 使われなくなる

直すべきなのは、どっちなのか

ここで多くの人が、自分のデータのほうを直そうとします。 真面目な人ほどそうです。

でも私は、それは逆だと思っています。

会社のデータの形には、たいてい理由があります。長年その形で運用してきた、他の書類とそろえてある、上司や取引先がその形で見ている。それを毎月ツールのために直すのは、自動化どころか作業を増やしているだけです。

直すべきは、ツールの側です。

だから、ここに一番時間をかけています

私がツールを作るとき、実は一番時間をかけているのは、集計のロジックではありません。受け取り口です。

・見出しが何行目から始まるか、選べるようにする

・氏名を「列から読む」か「表の外のセルから読む」か、選べるようにする

・休憩を「合計時間」で持つか「開始・終了の時刻」で持つか、選べるようにする

・日付や時刻は、どの書き方で来ても読めるようにする

・そして、一度合わせた設定を保存できるようにする（翌月からは選ぶだけ）

地味です。カタログには書きにくい部分です。でもここが合わないと、どんなに計算が正確でも、そのツールは3か月後に使われていません。

「うちのは特殊だから」と思っている方へ

相談を受けていて一番よく聞くのが、この言葉です。

「うちのフォーマット、たぶん特殊なんですけど……」

大丈夫です。特殊でない会社のほうが、むしろ珍しいというのが、正直な実感です。そして「特殊だから合わせられない」ということも、ほとんどありません。

もし今、手元のファイルとツールの形が合わなくて困っているなら、そのファイルを見せてください。個人情報は伏せた状態で構いません。合わせられるかどうかを、具体的にお答えします。

現場のデータは、現場の都合でその形になっている。私はそれを、直させる側ではなく、合わせる側でいたいと思っています。

コツコツ自動化ラボでした。