シフトを組んでから人件費を計算する、をやめました

こんにちは、コツコツ自動化ラボです。

シフトを作る仕事をしていると、こんな順番になりがちです。

1. まずシフトを組む

2. 組み終わってから、人件費を計算する

3. 予算を超えている

4. 組み直す

今日は、この4番をなくした話をさせてください。

「組んでから計算する」のがつらい理由

人件費の計算そのものは、そんなに難しくありません。時給と時間を掛けて、足すだけです。

しんどいのは、その結果が出るのが最後だということです。

丸一日かけて、希望休を調整して、人数の足りない日をつぶして、やっと組み上がる。そこでようやく電卓を叩いて、「これだと予算オーバーだ」と分かる。

このとき何が起きるかというと、たいてい組み直す気力が残っていません。 だから「まあ今月はこれで」と通してしまう。そして月末に数字を見て、また落ち込む。

順番が悪いんです。

本当は、組みながら見たい

考えてみれば、判断したいタイミングは組んでいる最中です。

「この日、もう一人入れたいけど、入れたらいくらになる？」

「今の時点で、今月はどのくらいのペース？」

「先週は使いすぎたから、今週は少し締めたい」

これがその場で分かれば、そもそも組み直す必要がありません。多すぎる日を、その場で1人減らせばいいだけです。

だから、こうしました

シフト作成ツールに、こういう仕組みを入れました。

1. スタッフごとに時給を持たせる

名簿に時給の欄を作りました。Excelの名簿から取り込めるので、入力の手間はほぼありません。

2. その日の人件費と人件費率を、シフト表にそのまま出す

シフトを組むと、日ごとに「人件費」と「人件費率（売上見込みに対する割合）」が並びます。1人足せば、その場で数字が動きます。

3. 目標を超えた日を、色で知らせる

目標の人件費率を決めておくと、超えた日が色でわかります。全部の数字を追わなくても、色がついた日だけ見ればいい。

4. 月の合計も、常に上に出しておく

月の総実働時間、人件費、人件費率。組んでいる途中でも、今どのくらいのペースかが分かります。

結果として、「組み終わってから計算する」がなくなりました。組んでいる最中に、もう分かっているからです。

ひとつだけ、絶対に譲らなかったこと

この機能を作るとき、最初から決めていたことがあります。

人件費と時給は、印刷しない。

シフト表は、休憩室やバックヤードに貼り出されることがあります。そこに人件費や時給が印刷されていたら、大変なことになります。

だから画面では見えるけれど、印刷したときには出ない仕様にしました。同じ紙を、そのまま貼り出せます。

便利さより先に、現場で事故が起きないことのほうが大事だと思っています。こういう部分は、実際にシフトを貼り出す側にいた経験がないと、たぶん抜け落ちます。

数字を見ながら組めると、気持ちが変わる

やってみて意外だったのは、作業時間が減ったこと以上に、気持ちが軽くなったことでした。

「あとで怒られるかも」と思いながら組むのと、「今月はこのペースで大丈夫」と分かって組むのとでは、同じ作業でも疲れ方がまったく違います。

シフトを預かる人は、人のこととお金のことを同時に考えないといけません。その両方を、片方ずつ順番にやるのは無理があります。同じ画面で見られることに意味がありました。

同じ順番で消耗している方へ

もし今、「組んでから計算して、また組み直す」を毎月やっているなら、その順番は変えられます。

「うちの店の人数でも使えるかな」「時給がバラバラだけど大丈夫かな」——そんな段階のご相談も歓迎です。現場の言葉のままで、お気軽にどうぞ。

コツコツ自動化ラボでした。