シフト希望の集め方、まだLINEや紙でやっていませんか?毎月の手間をラクにする方法

みなさんこんにちは。

会社員として働きながら、便利でこれあったらいいなと思うツールを作っています。

以前、アルバイトの管理を任されていた頃、毎月いちばん憂うつだったのが

シフト希望の収集

でした。

あるスタッフはLINE、あるスタッフは口頭、別の人は紙のメモ…。

バラバラに届く希望を一つひとつ拾い集めて、Excelに転記する。

この作業だけで何時間もかかっていました。

しかも転記ミスがあると「私、その日は休み希望出したのに」とトラブルになる。同じ思いをしている方も、多いのではないでしょうか。

この記事では、そんなシフト希望集めの手間を減らす方法を、私の経験をもとにまとめます。

■なぜシフト希望集めは、こんなに大変なのか

シフト希望の収集が大変なのには、はっきりした理由があります。

ひとつは、集める手段がバラバラなこと。

LINE、口頭、紙、メールと、人によって伝え方が違うと、情報が一か所にまとまりません。管理者は複数の場所を確認して回ることになります。

もうひとつは、転記という二度手間です。

せっかく集めた希望を、シフト表を作るために改めてExcelなどに打ち直す。この転記の過程で、聞き間違いや入力ミスが起きます。

そして、締め切りを守らない人がいると、催促の連絡まで発生します。

これらが毎月積み重なって、シフト希望集めは

「地味だけど確実に消耗する作業」

になっているのです。

手間を減らす3つの考え方

では、どうすればラクになるか。ポイントは3つです。

1. 集める場所を一つにする

バラバラの手段をやめて、全員が同じ場所に入力するようにします。

これだけで「あちこち確認して回る」手間が消えます。

2. 転記をなくす

集めた希望が、そのまま一覧で見られる形になっていれば、Excelへの打ち直しが不要になります。

転記ミスも起きません。

3. スタッフの入力を簡単にする

入力が面倒だと、そもそも提出してもらえません。

スマホでサッと入力できる手軽さが、実は一番大事です。

具体的には、Googleフォームが便利

この3つを、無料で実現できるのがGoogleフォームです。

質問(休み希望、入れる時間帯など)を用意したフォームを作り、そのリンクをスタッフに送るだけ。

スタッフはスマホでポチポチ選んで送信。

集まった回答は、自動でスプレッドシートに一覧化されます。

集める場所は一つ、転記は不要、入力はスマホで簡単。

先ほどの3つが、これで一気に解決します。

高機能なシフト管理ソフトもありますが、多機能なぶん月額費用が高く、小さなお店には過剰なことも多いです。

まずは無料のGoogleフォームで

「集める・まとめる」の部分だけ効率化

するのが、現実的な第一歩だと思います

さらにラクにしたい方へ

Googleフォームで集めた希望を、「誰がいつ入れるか」が一目でわかる一覧表に自動で整える仕組みも作れます。

私自身、シフト作成の手間をなくしたくて、

希望をスマホで集めて自動集計する仕組みをツールにしました。

▼ ココナラで公開しています

毎月のシフト希望集め、手作業で消耗するのはもう終わりにしましょう。

この記事が、あなたの負担を少しでも軽くできたら嬉しいです。