希望シフト回収をGoogleフォームで自動化する方法｜5〜20名の店舗向け

希望シフトをLINE、紙、口頭で集め、最後にスプレッドシートへ転記していると、毎月同じ作業が発生します。

Googleフォームを回答の入口にすると、スタッフが送った内容を同じ形式で集められます。ただし、フォームを作るだけでは「月間一覧」「日別の希望人数」「未提出者」までは自動で分かりません。

この記事では、スタッフ5〜20名ほどの店舗・施設を想定し、Googleフォームとスプレッドシートでどこまで自動化できるかを整理します。

希望シフト回収で減らしたい5つの作業

毎月の負担は、希望を集めることだけではありません。

・LINEや紙の回答を表へ転記する

・「早番」「9時から」など表記の違いを揃える

・誰が未提出か確認する

・日ごとの希望人数を数える

・再提出があったときに新旧の回答を見分ける

回答方法が複数あると、この5つを管理者が毎月手作業で処理することになります。

Googleフォームで回答形式を揃える

フォームでは、スタッフ名、対象月、希望日、シフト区分などを選択式で集めます。

自由記述を減らし、同じ項目・同じ選択肢で回答してもらうことで、受け取った後の読み替えや確認を減らせます。回答は自動でGoogleスプレッドシートへ保存されるため、紙やメッセージからの転記も不要です。

フォーム回答後の集計も自動化できる

フォームと集計シートを連携すると、次のような処理まで自動化できます。

・スタッフ別の月間一覧を作る

・日別・シフト区分別の希望人数を集計する

・提出済み・未提出を一覧で確認する

・同じスタッフが再提出した場合は最新回答へ更新する

スタッフが回答した後、管理者は集計結果を確認するだけの流れに近づけられます。

自動化しない範囲も決めておく

希望シフトの回収・集計と、確定シフトの作成は別の業務です。

勤務条件、資格、連勤、法令、本人希望などを考慮した自動割当には、店舗ごとのルール設計が必要です。勤怠打刻、給与計算、LINE連携、複数店舗管理も、標準的な回収・集計とは分けて考えます。

まず「集める・並べる・数える」を小さく自動化し、実際の運用で必要になった機能だけを追加する方が、導入負担を抑えやすくなります。

向いているケース

・スタッフ5〜20名程度

・紙、LINE、口頭からの転記を減らしたい

・未提出者と日別人数を簡単に確認したい

・月額制の大きなシフト管理サービスまでは必要ない

・Googleアカウントとパソコンを利用できる

すでに専用システムで勤怠・給与まで一元管理している場合や、複雑な勤務条件を自動で割り当てたい場合は、別の方法が向いています。

導入方法は2つ

自分で設定を進められる方は、4,500円のセルフ導入キットを利用できます。

希望シフトの回収、月間一覧、日別人数、未提出確認、再提出時の更新までをまとめています。

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmu9lm7jw03xj8p0hguikv0tl

GoogleフォームやApps Scriptの設定が不安な方は、キット購入後に8,000円の初期設定支援を利用できます。画面共有で、フォーム作成から動作確認まで一緒に進めます。

https://coconala.com/services/4410809

機能の違いではなく、同じ仕組みを自分で設定するか、画面共有で設定するかの違いです。