申込の集計に1時間近くかかっていたのを、10分ほどにした話

はじめまして。関西圏のとある大学で事務の仕事をしています。ココナラでは「Googleフォームの集計を自動化します」というサービスを出しています。

今日は、この仕組みを作るきっかけになった話を書いてみます。

■ 毎回1時間近くかかっていた集計

イベントの申込をGoogleフォームで受け付けると、回答はスプレッドシートにたまっていきます。そこから「日程ごとに何人か」「会場参加とオンライン参加はそれぞれ何人か」を数えて、表にまとめるのが私の担当でした。

フィルターをかけて数えて、別のシートに書き写して……。申込が増えるたびにやり直しになるので、毎回1時間近くかかっていました。

だるい！俺は何をしているんだという嫌悪感を感じますよね・・・。

■ 変えたのは、シートを2つに分けたことだけ

やったことはシンプルで、「回答をそのまま貼るシート」と「数を数えるシート」に分けて、数えるほうには最初から式を入れておきました。

たとえば「11月7日（土）に会場で参加する人」の数は、次の1行で出せます。

=COUNTIFS(申込データ!C:C, "11月7日（土）", 申込データ!D:D, "会場")

あとは回答を貼るだけで、表もグラフも勝手に変わります。

■ 1時間近くが、10分ほどになった

いまは「貼る → 数字を確かめる」だけなので、10分ほどで終わります。数え間違いの心配も、ほとんどなくなりました。

■ 同じことで困っている方へ

フォームやアンケートの集計を、毎回手で数えている方は意外と多いと思います。ココナラでは、次の形でお手伝いしています。

・回答を貼るだけで、集計表とグラフができる形にします

・ExcelとGoogleスプレッドシートのどちらにも対応します

・操作説明書とテスト結果を付けてお渡しします

今お使いのシートを見せていただければ、どこまで自動にできるかを先にお伝えします。お気軽にご相談ください。