希望シフト集めが大変な原因は「回答方法がバラバラ」なこと

希望シフトを紙、LINE、口頭で受け取っていると、締切が近づくたびに確認と転記が発生します。

大変さの原因は、スタッフが希望を出してくれないことだけではありません。回答場所と書き方が揃っていないため、管理する側が毎回情報を整理し直していることです。

回答場所が分かれると、確認作業が増える

紙は事務所、LINEは複数のトーク、口頭連絡は担当者の記憶に残ります。

スタッフ全員が期限内に回答していても、管理者はそれぞれの場所を確認し、1枚の表へまとめなければなりません。未提出者を探すときも、先に「どこか別の場所へ回答していないか」を確認する必要があります。

書き方が違うと、そのまま集計できない

「平日なら大丈夫」「火曜と木曜を希望」「土日は難しいです」など、自由な文章は人には伝わりますが、そのまま人数集計には使えません。

日付、シフト区分、勤務可否の形式を揃えると、回答を受け取った後の読み替えや転記を減らせます。

再提出があると、どれが最新か分からなくなる

提出後に予定が変わり、希望を出し直すこともあります。

紙やメッセージで修正を受け取る運用では、最初の回答と新しい回答が両方残ります。管理者が古い内容を消し忘れると、確認のやり直しが発生します。

Googleフォームで回答の入口を1つにする

希望シフトの回答先をGoogleフォームへ揃えると、スタッフ名、対象月、希望日、シフト区分を同じ形式で集められます。

フォームの回答をGoogleスプレッドシートへ連携すれば、毎回ゼロから表を作る必要もありません。

今回用意したセルフ導入キットでは、次の範囲までを自動化します。

・希望シフトの回収

・スタッフ別の月間一覧

・日別、シフト区分別の希望人数集計

・提出済み、未提出の確認

・再提出時の最新回答への更新

確定シフトの自動作成や、勤怠・給与計算までは含みません。まず毎月繰り返している「集める・並べる・数える」を小さく減らすための仕組みです。

向いているのは小規模な店舗・施設

スタッフ5〜20名程度で、月額制の大きなシフト管理サービスまでは必要ない場合に向いています。

パソコン操作に慣れている方は、手順書とコードを使って自分で設定できます。GoogleフォームやApps Scriptの設定に不安がある方は、購入後に画面共有の初期設定支援を利用できます。

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