AI導入、何から始める？ 答えは「AIを選ぶこと」ではありません

こんにちは、コツコツ自動化ラボです。

「AIを使って効率化したい。でも、何から始めればいいのか分からない」

いま、いちばん多くいただくご相談です。今日はここに、はっきり答えを書きます。

先に結論を書きます

最初にやるべきは、AIツールを選ぶことではありません。

自分の会社の作業を、紙に書き出すことです。

拍子抜けされたかもしれません。でも、これを飛ばして始めた会社は、たいてい同じところで止まります。

なぜ、ツール選びから始めると失敗するのか

順番を逆にすると、こうなります。

評判のいいAIツールを契約する。触ってみる。何ができるかは分かる。でも、自分の仕事のどこに使えばいいのかが分からない。

そのうち使わなくなり、契約だけが残る。

これは、道具が悪いのではありません。「どの作業を楽にしたいのか」を決めないまま道具を買ったからです。

工具箱を先に買っても、直したい場所が決まっていなければ何も直らないのと同じです。

だから、まず書き出す

やることは単純です。毎月または毎週くり返している事務作業を、思いつくままに書き出してください。

1行1作業で構いません。時間が分かれば添えてください。

・受注メールを管理表に転記 毎日40分

・請求書を作る 月末に6時間

・入金確認（通帳と請求書の突合） 週1で90分

・月次の売上集計と報告資料 月4時間

・勤怠の集計 月3時間

これだけです。10分あれば書けます。

そして書き終えたら、月あたりの時間を計算して、合計してみてください。

上の例だと、月に約37時間。事務職1人の月稼働（約160時間）の、4分の1近くがここに使われています。

多くの方が、この合計を見て驚かれます。1つひとつは短いのに、合計すると恐ろしい数字になる。 毎日やっているから、その大きさに気づけないのです。

次に、たった1つだけ確認してください

書き出した作業を眺めて、こう問いかけてみてください。

「同じ数字を、何回入力しているか？」

多くの会社で、こうなっています。

受注メール → 受注管理表 → 納品書 → 請求書 → 入金確認表

              （手入力） （手入力）（手入力）（手入力）

同じ受注データを、4回打っている。

もしこれに心当たりがあるなら、あなたの会社で最初に手をつけるべきはここです。 AIの出番より前の話です。

理由は2つあります。

1つめ。時間が最も大きい。 転記は「考えない作業」なのに、量が多い。だから合計すると一番大きくなります。

2つめ。そして、こちらのほうが重い。 4回打てば、どこかで打ち間違えます。しかもどこで間違えたか追えません。

「請求金額の訂正が月に何件かある」——そういう会社は、ほぼ例外なくここが原因です。時間だけでなく、訂正の手間と、取引先からの信用も削られています。

「全部やろう」としないでください

書き出すと、自動化したい作業がたくさん見つかります。でも、全部に手を出した会社は、たいてい何も定着しません。

そして正直に申し上げると、自動化に向かない作業もあります。

・現物を数える工程が残るもの（在庫の棚卸しなど）は、入力を自動化しても現場作業は減りません

・判断を間違えると事故になるもの（在庫や取引条件を含む問い合わせへの自動返信など）は、いきなり自動化してはいけません

「これは今やらないほうがいい」と判断できることも、大事な一歩です。

順番のおすすめ

第1段階：いちばん小さいものを1つ、確実に片づける

いきなり大きなところから始めないでください。まず、既製のツールで足りるような小さな作業を1つ選んで、片づけてみる。「自動化するとこう楽になるのか」を、最小の投資で体感するのが目的です。

ここで手応えがなければ、先に進む必要はありません。

第2段階：いちばん大きな詰まりを直す

体感できたら、多重入力のような「一番大きな詰まり」に取りかかります。ここは費用もかかりますが、効果も一番大きい場所です。

第3段階：その先

第2段階の仕組みができると、月次の集計などはほとんど自動でつながります。ここは追加の労力が少なくて済みます。

今日やってほしいこと

もし本気で始めたいなら、今日やることは1つだけです。

紙かメモ帳を開いて、毎月くり返している作業を書き出す。

それだけで、進み方が変わります。書き出した時点で、もう「何から始めればいいか分からない」状態ではなくなっているからです。

そして、その一覧を見ても優先順位に迷うようでしたら、そのときはご相談ください。どの作業から、どの順番で、いくらくらいで手をつけるべきかを、数字にしてお出ししています。

「全部やりましょう」とは申しません。やらないほうがいいものは、はっきりそうお伝えします。

コツコツ自動化ラボでした。