同じ数字を4回打っていませんか。それが会社で一番大きな詰まりです

こんにちは、コツコツ自動化ラボです。

前回、「AI導入は、まず作業の書き出しから」という話を書きました。今日はその続きです。書き出したあと、最初に手をつけるべき場所をはっきり書きます。

先に結論を書きます

同じ数字を、複数の場所に手で入力している。 ——もしこれに心当たりがあるなら、そこが最優先です。

そして直し方も、先に書いておきます。

入力の回数を減らすのではありません。「最初に入力する場所」を1つに決めて、そこから先を流すことです。

言い方を変えると、入力を速くしようとしないでください。入力しなくて済むようにしてください。

まず、当てはまるか確かめてください

こんな流れになっていませんか。

受注メール → 受注管理表 → 納品書 → 請求書 → 入金確認表

             （手入力） （手入力）（手入力） （手入力）

会社名・品名・数量・金額。同じ内容を4回打っています。

呼び方は会社によって違います。管理表が「案件シート」だったり、納品書が「作業報告書」だったりする。でも構造はほとんど同じです。

判定はこの1問で足ります。

「取引先の名前を1件登録するのに、いくつのファイルを開きますか？」

2つ以上なら、この記事はあなたの会社の話です。

なぜ、これが「一番大きな詰まり」なのか

理由は2つあります。2つめのほうが重いです。

1つめ。時間の合計が大きい。

1回の転記は3分かもしれません。でも件数が多い。月100件なら、4回打つうちの3回ぶんが余分で、月15時間が消えています。1つひとつが短いので、誰も問題だと気づきません。

2つめ。間違いが追えなくなる。

4か所に同じ数字があるということは、4か所が食い違う可能性があるということです。

そして食い違ったとき、どれが正しいのか誰にも分かりません。「請求書の金額が管理表と違う」と分かっても、どっちが打ち間違いなのかを判断する材料がない。結局、メールまでさかのぼって照合することになります。

「月に何件か、請求の訂正が出る」——そういう会社は、ほぼ例外なくここが原因です。削られているのは時間だけではありません。訂正の手間と、取引先からの信用も一緒に削れています。

よくある「間違った直し方」を3つ

ここが本題です。多重入力に気づいた会社の多くが、この3つのどれかをやって失敗します。

間違い①：全部を1つの巨大なExcelにまとめる

シートを増やし、関数でつなぎ、1つのファイルに全部を入れる。最初はうまくいきます。

問題は半年後です。ファイルが重くなり、複数人で同時に開けなくなり、誰も構造を変えられなくなる。 そして作った人が異動すると、誰も触れないまま残ります。

間違い②：入力する人を1人に集約する

「打ち間違いが起きるなら、詳しい人が全部やればいい」。気持ちは分かります。

でもこれは、多重入力を解決していません。属人化を1つ足しただけです。その人が休んだ日に会社が止まります。

間違い③：いきなり業務システムを導入する

これが一番お金がかかる失敗です。

多重入力を解消できる製品は確かにあります。ただ、いまの業務の形が決まっていないまま導入すると、システムに合わせて業務を作り直すことになります。 現場が「前のやり方のほうが早い」と言い出し、結局Excelが併存して、入力箇所がむしろ増える。

導入自体が悪いのではありません。順番が逆なのです。

正しい順番は、たった3ステップです

ステップ1：起点を1つ決める

「この情報は、まずここに入力する」という場所を1つだけ決めます。受注データなら受注管理表。それ以外の場所には手で打たない、と決める。

決めるだけです。まだ何も作りません。

ステップ2：起点から先へ、自動で流す

決めた起点から、納品書・請求書・確認表へデータが流れる仕組みを作ります。

ここが実際の作業です。既存のExcelの様式はそのまま使えます。様式を変える必要はありません。（むしろ変えないほうがいい。現場が混乱するので）

ステップ3：戻りを作らない

一番見落とされるのがここです。

「請求書のほうを直した」が起きると、起点と食い違います。下流で直すのを禁止し、必ず起点を直してから流し直す。 ルールはこれ1つで足ります。

費用の目安を、正直に書きます

気になるところだと思うので、はっきり書きます。

・起点1つ・つなぎ先2〜3か所の小さな範囲なら、数万円台から着手できます

・部署をまたぐ、承認が絡む、既存システムから引き出す——このあたりが入ると、金額の桁が変わります

大事なのは、最初から全部やらないことです。

いちばん件数の多い1本だけを先につないでみてください。効果が数字で出るので、次に進むかどうかを事実で判断できます。やってみて効果が薄ければ、そこで止めていい。 これが小さく始める最大の利点です。

やらないほうがいい場合もあります

正直に書きます。次のような場合は、いま手をつけないほうがいいです。

・その業務そのものが、半年以内に変わる予定がある

  → 変わったあとの形で作らないと、作り直しになります

・入力の回数は多いが、件数が月に数件しかない

  → 削れる時間より、作る手間と費用のほうが大きくなります

・どの数字が正なのか、社内で合意できていない

  → 起点を決められません。これは仕組みの問題ではなく、決め事の問題です。先に決めてください。

「今はやらない」も、立派な結論です。 それを言わずに全部提案してくる相手は、少し疑ったほうがいいと思います。

今日やってほしいこと

1つだけです。

取引先を1件登録するときに開くファイルを、実際に数えてみてください。

2つ以上なら、そこにあなたの会社の一番大きな詰まりがあります。

そして「うちの場合、どこを起点にすべきか」で迷ったら、ご相談ください。どの作業から、どの順番で、いくらくらいで手をつけるべきかを、数字にしてお出ししています。

やらないほうがいいものは、はっきりそうお伝えします。

コツコツ自動化ラボでした。