担当者の頭の中にあるルールは、見えないまま残りやすいです

業務がなんとなく回っているとき、

実は担当者の頭の中にあるルールで支えられていることがあります。

たとえば、

この名前なら、この表記に直す。

この商品なら、この区分に入れる。

この場合は、前回と同じ扱いにする。

この空欄は問題なしとして進める。

このパターンだけは、別の資料を確認する。

こうした判断は、

慣れている人にとっては当たり前です。

でも、

そのルールがどこにも書かれていないと、

ほかの人には分かりません。

本人は、

「いつも通りやっているだけ」

と思っているかもしれません。

ただ、外から見ると、

その「いつも通り」の中に、

たくさんの判断が含まれています。

ここが見えないままだと、

業務は属人的になりやすいです。

担当者がいるときは回る。

でも、休みのときは確認が増える。

引き継ぐと、前回資料を見ないと分からない。

少し違うパターンが来ると、判断に迷う。

こういう状態です。

この場合、

Excelを直す前に見るべきなのは、

表の形だけではありません。

担当者が、

どこで何を判断しているのか。

そこを外に出すことが大事です。

どの商品名は、どの表記にするのか。

どの区分に入れるのか。

どの情報は毎回変わるのか。

どの情報は基準で決まるのか。

どこだけ人が確認すればよいのか。

こうしたことが見えてくると、

人の頭の中にあった判断を、

ルールや一覧として持てるようになります。

もちろん、

すべてを細かく決めきる必要はありません。

実務では、

人が見た方がよい部分もあります。

大事なのは、

人が判断すべきところと、

毎回同じ基準で決められるところを分けることです。

担当者の頭の中にあるルールは、

見えないままだと、

確認や引き継ぎの負担になります。

でも、

一度外に出して整理すると、

業務を軽くする材料になります。

「担当者しか分からない処理がある」

「前回資料を見ないと作れない」

「人によって判断や入力が変わりやすい」

という場合は、

「Excel作業の自動化、まずは整理・診断します」 からご相談ください。

今使っているExcelや作業の流れをもとに、

どこをルール化できるか、

どこを人の確認として残すかを一緒に整理します。