業務の相談では、
「入力に時間がかかる」
という言葉が出てくることがあります。
たしかに、見た目には入力作業です。
決まった欄に、
必要な情報を入れていく。
でも、実際に中身を見てみると、
時間がかかっているのは入力ではなく、
入力する前の判断だったりします。
この名称は正式名称に直すのか。
この商品はどの区分に入れるのか。
この空欄は問題ないのか。
この場合は前回と同じ扱いでよいのか。
こうした判断をしながら入力していると、
作業は単なる入力ではなくなります。
入力しているようで、
実際には確認している。
入力しているようで、
実際には探している。
入力しているようで、
実際には判断している。
ここを分けて考えないと、
「入力を早くしたい」という相談になってしまいます。
でも本当に軽くしたいのは、
キーボードを打つ時間ではなく、
その前に迷っている時間かもしれません。
たとえば、
毎回同じ基準で判断しているなら、
その基準はルールにできる可能性があります。
毎回同じ名称を直しているなら、
辞書のような形で持てるかもしれません。
毎回前回資料を見ているなら、
確認先を一つにまとめられるかもしれません。
入力作業だと思っていたものを分解すると、
実は、
入力、確認、検索、判断が混ざっていることがあります。
そして、
重さの原因はその中のどこにあるのかを見ないと、
正しい改善につながりにくいです。
「入力に時間がかかる」と感じていても、
実際には、
何を入れるか決めるところで時間がかかっている。
そういう業務は少なくありません。
入力を楽にする前に、
まずはその作業の中に、
確認や判断がどれだけ混ざっているかを見る。
そこから整理すると、
無理に全部を作り直さなくても、
軽くできる部分が見えてくることがあります。
「入力作業のはずなのに時間がかかる」
「毎回、何を入れるか迷うところがある」
「入力よりも確認や判断に時間を取られている」
という場合は、
「Excel作業の自動化、まずは整理・診断します」 からご相談ください。
今使っているExcelや作業の流れをもとに、
どこに確認や判断が混ざっているのかを一緒に整理します。
