業務の話をしていると、
「うちはイレギュラーが多いので、柔軟に対応できるようにしておきたい」
と言われることがあります。
たしかに、現場では予定どおりにいかないことがあります。
急ぎの依頼が入ることもあります。
その日の状況を見て動かなければならない場面もあります。
だからこそ、
柔軟に対応できること自体は悪いことではありません。
ただ、ここで考えたいのは、
柔軟対応が多いことと、
通常業務が整っていることは別だということです。
本来、柔軟対応が必要なのは、
通常の流れから外れた場面だけのはずです。
でも実際には、
日々の業務の中で
「その都度考える」
「その場で判断する」
「毎回少し違うやり方で進める」
ということが増えてくると、
柔軟対応が通常運転になってしまうことがあります。
こうなると、
一見うまく回しているようでも、
実際にはかなり人に負担が寄りやすくなります。
何を基準に動くのかが曖昧になる。
確認のたびに判断が必要になる。
前もって準備できることまで、その場で処理する。
結果として、後追いの仕事が増える。
この流れは、
現場の効率も下げますし、
じわじわと疲れも増やします。
特に、発注、在庫、受注対応のように、
毎日の積み重ねで回っている業務では、
柔軟対応が多いことは強みではなく、
通常業務がまだ整いきっていないサインであることがあります。
たとえば、
過去の動きや回転率を見れば、
ある程度予測できるものもあります。
前日の在庫を見れば、
朝の時点で不足しそうな分を判断できることもあります。
その日の注文状況をある程度見込んで、
通常の流れの中で先に手配できることもあります。
こうした準備があるだけでも、
夕方になってから慌てて対応する仕事や、
締め時間を過ぎての緊急処理は減らせることがあります。
それでも、
「イレギュラーがあるから残しておきたい」
という考え方のままだと、
通常の流れを強くすることが後回しになりやすくなります。
すると、
柔軟対応のつもりで残したものが、
実は業務の不安定さを支える前提になってしまいます。
ここで必要なのは、
柔軟さをなくすことではありません。
まず通常の流れを整えることです。
通常の発注はどう回すのか。
どこまでを前日に判断できるのか。
何を基準に不足を見込むのか。
どこからが本当のイレギュラーなのか。
こうしたことが見えるようになると、
例外対応は例外として扱いやすくなります。
逆に、
最初から柔軟対応を多めに残しておくと、
どこまでが通常で、どこからが例外かが分かりにくくなります。
結果として、
毎日少しずつ人が吸収する仕事が増え、
現場の負担が蓄積していきます。
柔軟に動けることは大切です。
でも、柔軟対応が多い職場ほど、
その前に標準化が必要です。
通常の流れが整っているからこそ、
本当に必要な例外対応にも落ち着いて対応できます。
いつも何となくその場で回している業務があるなら、
柔軟さを残すことより先に、
通常の流れを強くできないかを見直した方がよいのかもしれません。
“柔軟に対応している”つもりの業務でも、
実際にはルールや流れが曖昧なために、現場の負担が増えている
ことがあります。
「その場対応が多い原因を整理したい」「通常業務をもっと安定させたい」という場合は、
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