その会議、「何を決めるか」決まっていますか？

前回は、会議を短くするためには　

　・ゴールを決める

　・論点を事前に提示する

　・資料を事前に共有する

という3つの準備が重要だとお話ししました。

この中でも、私が最も重要だと思っているのがゴールを決めることです。

しかし、多くの会議では、ゴールそのものが曖昧になっています。

その結果、長時間議論したにもかかわらず、

「結局、何も決まらなかった」

ということが起こります。

今回は、会議のゴールをどのように決めればよいのかについてお話しします。

1. 「話すこと」はゴールではない

例えば、会議の案内に

「新商品の発売について議論します。」

と書かれていたとします。

一見、問題ないように思えます。

しかし、これでは参加者は

「何を準備すればよいのか」

「何を決める会議なのか」

が分かりません。

「議論する」

「相談する」

「意見交換する」

これらは会議の内容であって、ゴールではありません。

2. ゴールは「会議が終わった状態」で考える

では、どうすればよいのでしょうか。

私は、

「会議が終わったとき、どういう状態になっていれば成功なのか」

を考えるようにしています。

例えば、

× 新商品の発売について議論する

ではなく、

○ メインターゲットを決める

○ 発売時期を決める

○ A案・B案のどちらで進めるか決める

○ 次回までの宿題を決める

こうすると、

参加者全員が同じゴールを共有できます。

3. ゴールにはレベルがある

実は、「会議」と一言で言っても、目的はさまざまです。

私は、大きく5つのレベルがあると考えています。

　① 情報を共有する

　② 意見を集める

　③ 方針を整理する

　④ 意思決定する

　⑤ 誰が・何を・いつまでにやるか決める

例えば、

役員会であれば④や⑤になることが多いでしょう。

一方、

勉強会や説明会であれば①です。

ここが曖昧なまま始めると、

説明会なのに意思決定を始めたり、

逆に意思決定すべき会議なのに、

延々と情報共有だけして終わったりします。

4. ゴールは一つに絞る

もう一つ大切なのは、

一つの会議で決めることを増やしすぎないことです。

例えば、新商品の会議で

　・ターゲット

　・価格

　・パッケージ

　・広告

　・販売計画

　・生産体制

すべて決めようとすると、どれも中途半端になります。

そこで、今回は「ターゲットだけ決める」と決めます。

価格は次回。

広告はその次。

こうすると、議論がぶれません。

5. ゴールが決まれば、必要な参加者も決まる

ゴールを決めることには、もう一つメリットがあります。

参加者を絞れることです。

ターゲットを決める会議であれば、営業、商品企画、

マーケティングがいれば十分かもしれません。

一方、物流や工場は、

発売時期を決める段階で参加すればよいでしょう。

「念のため全員呼ぶ」という会議が減れば、

会社全体の時間も大きく節約できます。

まとめ

会議で最も重要なのは、

「何を話すか」ではありません。

「何を決めるか」です。

そして、ゴールを決めるときは、

「会議が終わったとき、どういう状態になっていれば成功なのか」

を考えてみてください。

それだけで議論はぶれにくくなり、

参加者も準備しやすくなります。

次回は

「論点が増えると、会議は終わらない」

をテーマに会議中に話が脱線してしまう理由と、

論点を整理する方法についてご紹介します。

最後に

「会議が長い」

「結論が出ない」

「何を決める会議なのか分からない」

そんなお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。

会議の進め方だけでなく、論点整理や意思決定、プロジェクト推進まで含めて、実務で成果につながる進め方を一緒に考えます。