出張規程って必要？｜まず考えたい3つのこと

「うちはまだ人数も少ないし、出張規程なんて必要ないかな？」

小規模事業や起業間もない会社では、そう感じることもあるかもしれません。

出張が増えてきたり、人が増えたりすると、

「新幹線は自由席？指定席でもいい？」

「宿泊費はいくらまで会社負担？」

「駐車場代やタクシー代はどうする？」

そんな細かな判断に迷う場面が出てくることがあります。

毎回その都度決めていると、説明や精算に時間がかかることもあります。

そこで、あらかじめ考え方を整理しておく方法の一つが出張規程です。

今回は、出張規程を作る前に、まず整理しておきたいポイントをまとめました。

出張規程とは？

出張に関する社内ルールを決めておくためのものです。

例えば、

・交通費の考え方

・宿泊費の扱い

・申請や精算の流れ

などを整理しておくイメージです。

最初から細かく作り込む必要はありません。

まずは会社として考え方を揃えておくことが大切です。

① 出張に関する考え方を整理する

出張では、交通費だけでなく、宿泊や移動など、さまざまな場面が出てきます。

毎回その都度判断していると、

「この前は認めたけど、今回はどうする？」

「人によって扱いが変わってしまう」

と迷いや運用のズレにつながることがあります。

まずは、

・ どんな場合を出張として扱う？

・ 会社負担にするものは何か？

・ 申請や精算はどう進める？

このあたりを整理してみてはどうでしょか。

※具体的な金額設定や税務上の取扱いは、必要に応じて専門家へ確認しましょう。

② 人によって運用が変わらない仕組みを考える

人数が少ないうちは柔軟に対応できても、

人が増えると説明や運用が難しくなることがあります。

例えば、

・口頭だけで決めている

・担当者によって判断が違う

・以前の対応が基準になっている

こうした状態は、後から困る原因になることもあります。

完璧な規程を作ることより、

「まず考え方を言葉にしてみる」

ところから始める方法もあります。

 ③ テンプレを使う前に、自社の実態を整理する

最近は、インターネット上でも様々なひな形を見かけます。

便利な反面、

「そのままでは運用しづらい」

「うちのやり方と合わない」

ということもあります。

テンプレを見る前に、

・どんな場合を出張として扱う？

・誰が対象になる？

・申請や精算はどう進める？

この3つを整理しておくと、自社に合うルールを考えやすくなるかもしれません。

まとめ

出張規程は、会社が大きくなってから考えるものとは限りません。

一方で、最初から難しく考えすぎる必要もありません。

まずは、

「自社では何を決めておきたいか」

を整理するところから始めてみてはいかがでしょうか。

迷ったときは、制度より先に、今の運用を書き出してみるのも一つの方法です。

実態を伺いながら、整理のお手伝いをしています。