年金事務所に約８年勤務し、ずっと「新規加入手続き担当」をしていた経験から色々と新規加入に関する年金事務所事情は知っているつもりです。
担当名は、通称「新適担当」又は「未適担当」と呼ばれていました。未適というのは、「未適用事業所」の略です。
社会保険の加入要件を満たした法人は、適用事業所になるので、法律上当然に新規加入しなければならないという事になります。ただ、年金事務所側も法人であったとしても、その法人が社会保険の加入要件を満たしているかどうかは直接聴き取り等をしないと分からないので、勝手に新規加入手続きをするわけにもいかないのです。
ですから、定期的に、又は不定期に手紙を送るわけです。角２封筒や長３封筒を使って送るわけですが、角２の場合は新適セットと呼ばれるものを封入する場合が多く、長３の場合は調査票と呼ばれるものを封入する場合が多いです。
新適セットとは、新規適用届を含めた加入のセットを指します。
こういった手紙で接触を図る場合は、呼び出しをかけたり、期限を切って提出を促したり、調査票というアンケートの返信を促したり、を主に行います。もちろん、連絡先の電話番号を把握していれば、電話をして加入勧奨をしたりする場合もあります。
要は、加入要件の有無を確認し、加入要件を満たすのであれば、加入義務という観点から新規加入を促すというのが年金事務所がやりたいことです。
この加入勧奨が続き、なかなか加入手続きに応じない場合には、最終的には「立入検査」という局面に変わります。概ねで言うと、内容証明書で通知し、指定した日に立ち入りして新規加入手続きをして貰うというもの。ここまで来ると、基本的には拒めない状態になり、法人側は手続きをする事になります。
特に、役員以外の社員（正社員、パート等）で加入要件を満たす者が１人以上いる場合には、強めの加入勧奨になると思うので、法人側としては早めに加入手続きに応じた方が無難ではあります。
今回は、年金事務所の社会保険への新規加入に関する事情を案内しました。
