いつも記事をご覧いただきありがとうございます。
Kaizen Laboです。
この記事では日常業務に潜む「ちょっとしたムダ」や、改善につながるヒントや考え方を発信しています。
...ところで、昨日はブログをサボってしまいました。
まあ、軽い夏バテということでお察しください。
夏と言えば...会社のイベントが何かと多いイメージありますね？
例えば、納涼祭、花火大会、書庫整理、書庫整理、書庫整理...と。
なぜか会社って、暑い時に汗をかくイベントをやらせるんですよね笑
今回は、そんな真夏の書庫整理から学んだ備品管理の話をお伝えします。
古い備品は処分！在庫管理の仕組み構築へ
これは7年前の8月ごろですね。
書庫がゴミ屋敷になっていた会社でのお話です。
当時は、とにかく書庫が備品の山であふれ返っており、書類もそのまんま放り込んである始末でした。
ある日、「よし、書庫整理しようか！」と上司の一声が。
こうして真夏の熱いイベントが始まりました。（なんで夏にやるんだよ...）
まず、手前のものから廊下に出していくんですが、出てくるのはふだん使う備品ばかり。
インクカートリッジにコピー用紙。
しかも埃まみれ、変色、乾燥…使い物にならないものばかりです。
「この会社、在庫管理どうなってんの？」と、当時の私は総務担当としてあきれるばかりでした。
...こうして数時間かけて古い書類を溶解処分し、残るは備品のみ。
これを機会に、備品管理の仕組みづくりに取り組むことにしました。
といっても、やったことはとてもシンプルです。
書庫の前に台帳を置いて、誰が何を使ったか記入するだけ。
そして、半年ほどそれを継続してもらい、私はExcelで発注量や頻度を集計。
で、分かったことは、2週間に1回の発注でも、在庫が常に2か月分も余ることが判明したんです。
「在庫、さすがにこんなにいらないわ」と思い、試しに月1回発注に切り替えました。
...その結果はというと、やはりドンピシャ。
0.5か月分くらいの在庫で回せるようになりました。
事務用品や備品って、地味～に金喰い虫ですからね。
おかげで1.5か月分、資金の余裕はできたかと思います。
（まあ…特に評価はされませんでしたが笑）
備品管理は事務の基本中の基本
コピー用紙やインクのような消耗品って、一見地味ですが確実にコストを食う存在なんです。
なので、「少し多めに」「念のため」...そんな小さな積み重ねが、チリツモで大きなムダになります。
備品管理の基本は、「見える化」と「定期チェック」です。
デジタルツールでなくても、アナログ台帳＋簡単なExcel集計でも十分効果があります。
「たかが備品、されど備品。」
事務や総務の方こそ、こうした小さなムダの改善から、取り組んでいくといいと思います。
管理されていない在庫が眠っていないか、今一度見直してみるといいかもしれませんね。
記事まとめ
今まで在籍してた会社って、ほぼ夏ごろ（5～8月）にかけて書庫整理をしてましたね。
何ででしょうね？
決算が落ち着いたからか、それともお祭りしたい気分なのか笑
とにかく、夏にやった書庫整理は過酷でしたが、おかげで改善のきっかけにもなりました。
ここまでの流れをまとめますと、
✔ 備品のムダ在庫は、見えないコスト負担となる
✔ 在庫管理は「台帳＋集計」で十分スタートできる
✔ 発注頻度の見直しだけで、資金余裕に貢献できる
✔ 備品管理は“地味だけど効果大”な事務改善の王道
備品管理だけで、あなたの会社は劇的に変わります。
在庫管理の仕組み、いま一度見直してみましょう。
