いつも記事をご覧いただきありがとうございます。
Kaizen Laboです。
このブログでは、日常業務に潜む「ちょっとしたムダ」や、改善につながるヒントをお届けしています。
最近、とくに意識しているのが達成感です。
皆さんはどんな時に達成感を感じますか？
パズルのピースがピタッとはまったとき。
こすった車のバンパーがピッタリ元に戻ったとき（苦笑）。
そんな「整った瞬間」って、ちょっと嬉しいですよね。
きっと多くの人が、何かがキレイに整ったときに達成感を覚えるのだと思います。
でも、それが仕事の中で起きたときって…本当に「意味のある達成」なんでしょうか？
たとえば、PowerPointで資料を作っている場面を想像してみて下さい。
右端のページ番号をピタリと揃えたくて、
フォントやドットのズレにこだわって、1行ずつ微調整してしまうー
そんな経験、ありませんか？
私はそういう細かさが気になるタイプですが、あえて気にしないようにしています。
なぜかというと、それが本来の目的じゃないと考えているからなんです。
今回はそんな達成感にまつわるお話をお届けしようと思います。
ドットリーダー記号（....）で右端を揃える地獄案件
これはほんの4か月ほど前のお話です。
ワークス系の単発案件で、Wordで作られたマニュアルをPPTに移す仕事を引き受けたときのことです。
全7ページにわたる目次がありまして、
左にタイトル、中央にドットリーダー（……）、右端にページ番号の構成。
見た目はシンプルですが、「テキストボックスで仕上げてください」との指定がありました。
Wordのようなタブ機能が使えないので、ドットとスペースを使って手作業で1行ずつ微調整することにー
まあ、最初の1行がピタリと揃ったときは、少し達成感がありました。
でも、その直後にこう思ったんです。
「……これ、誰が気づくんだろう？」
「そもそも、目的は資料を仕上げることだよね？」
「しかも、この作業、また次もやるの……？」
そう思った瞬間、手が止まってしまいました。
とりあえず資料の構成だけを先に作っておいて、
ドット調整は後回しにしました。で、そこで使ったツールがExcelです。
A列にタイトル、B列にドットリーダー、C列にページ番号をコピペし、
ドットだけオートフィルで一気に下までコピー。
それを図としてPowerPointに貼り付けると……見事にすべての行がピタリと揃いました。
作業時間はおそらく10分ほど。
これを1行ずつ調整していたら、何時間かかっていたことか…。
今でも思い出すと、ちょっとゾッとします。
作業で重視するのは目的と背景
もちろん、見た目は大事です。
クライアントに納品する以上、整っていないと納品できません。
でも一方で、「整える作業そのものが目的化してしまう」ことに違和感を感じてしまうのです。
私が仕事で重視したいのは、「作業の背景と目的」です。
「何のためにやるのか」を見失うと、ただの自己満足に終わってしまいます。
見た目を整えることよりも、まずは全体像を捉える。
その上で、ラクになる仕組みを用意しておく。
それが、長い目で見たときに一番成果につながるのではないかと思っています。
あ、ちなみにこのやり方、ChatGPTに聞きました（笑）
AIを使えば、無駄な作業も減らせる時代なんだなと、この作業を通じて改めて実感しました。
記事まとめ
いかがでしたでしょうか？
私の中では、史上まれにみる地獄案件でした。
でも目的が先で、細かい部分はちょっとしたやり方でいくらでも改善できます。
最初から枝葉末節にこだわらないことが作業を進める上でのポイントなのかなと思います。
...ここまでの流れをまとめますと、
☑手作業で整える作業は、見た目の達成感はあるが報われにくい
☑資料作成の本当の目的を見失わないことが大切
☑全体像を構成し、細かい作業は後にする
☑ツールで仕組み化すれば、細かい作業は効率化できる
もし、皆さんも同じようなケースがあったら、この方法を試してみてください。
驚くほど作業スピードが上がりますので、保存推奨です笑
ここまで読んで下さりまして、ありがとうございました。
