はじめに
障害者グループホームの運営では、日々のルーチン業務だけでなく、イレギュラーな対応がたくさんあります。新規利用者の体験や本入居、退去、新施設の立ち上げ、緊急対応……そのたびに「やるべきこと」があり、それを忘れずに対応するのは本当に大変。
そんな現場で、「やるべきことを上司に確認しなくても、自分でミスなく対応できるようにしたい！」という思いから、GoogleフォームとGoogleマイタスクを連携させて、フォーム送信だけでタスクが自動登録されるシステムを作りました！
このシステムを作った背景
グループホームでは、マニュアルはあっても忙しい日々の中で確認が後回しになることも多く、対応漏れが発生しがちです。
・新規体験が決まったとき
・本入居が決まったとき
・退去の連絡が来たとき
・新しい施設を立ち上げるとき
・利用者の急な対応が必要なとき
このような"イレギュラー"な場面では、確認や引き継ぎがうまくいかないと、対応漏れやトラブルの元になります。
「フォームを送信するだけで、やるべきタスクが全部自動でリスト化されたら便利じゃない？」
そんなアイデアを形にしたのが、今回ご紹介する仕組みです。
システムの仕組み
使い方はとてもシンプルです。
①新規利用者の体験や退去など、シチュエーションごとに専用のGoogleフォームを用意（GoogleフォームはQRコードで読み取り、スマホからでも簡単に送信できる！）
②現場の職員が該当するフォームを送信
③送信内容を元に、Googleマイタスクに必要なタスクが自動で登録される
🌟タスクの内容は、あらかじめテンプレートとして設定されているため、送信者が何か特別な操作をする必要はありません。
実際の運用シーン
たとえば、職員が「◯◯さんの体験が決まりました」となったとき、
「新規体験用フォーム」を送信
その瞬間に、自分のGoogleタスクに以下のようなリストが登録されます：
【体験前1⃣※1週間前】〇〇さん
①個人情報共有グループLINEの作成
②利用者情報共有
③入居日程詳細のアナウンス
④支援日誌の準備
【体験前2⃣※1週間前】○○さん
①当日到着時刻＆退去時刻確認
②入居する部屋の確認
③体験利用書類準備
【体験初日】〇〇さん
①行政への提出物を郵送する
②相談員へ確認とご挨拶連絡
③世話人さんへ体験利用スタートのアナウンス
【体験中】○○さん
①世話人さんサポート（体験全日）
②体験中の利用者面談
③体験利用料回収（請求書・お釣り）
【体験最終日】〇〇さん
①相談員へ体験終了時の報告（入院中の方は病院の相談員にも共有） ②居室の確認
③世話人へ体験終了アナウンス
【体験後】〇〇さん
本入居の意思・予定の確認
これにより、「何すればいいんだっけ？」とマニュアルを探す必要も、上司に確認する必要もなくなりました。
他の現場でも活用できます！
この仕組みは、グループホーム以外にも応用可能です。
🌟保育園や学童クラブでの保護者連絡・行事準備
🌟医療・介護現場での突発対応
🌟小さな会社やNPOでのスタッフ管理や事務処理
🌟イベントやプロジェクトでの準備タスク
「ルーチン外の業務が発生するけど、やることが毎回似ている」
そんな現場にぴったりの仕組みです。
まとめ：上司みたいなシステムで、安心と効率アップ
このシステムを導入してから、職員からは「本当に楽になった！」という声が増えました。
自分のタスクとして明確になるので対応しやすい
漏れやダブりがない
新人さんでも安心して任せられる
つまり、「上司に聞かずとも、自分でちゃんと動ける」システムが出来上がったのです。
「うちの現場でも使ってみたい！」という方へ
現場や用途に応じたカスタマイズも可能です。ぜひお気軽にご相談ください！
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