「あれ、何やるんだっけ?」がゼロに!Googleフォーム送信でイレギュラータスクが自動登録される仕組みを作りました✨
はじめに障害者グループホームの運営では、日々のルーチン業務だけでなく、イレギュラーな対応がたくさんあります。新規利用者の体験や本入居、退去、新施設の立ち上げ、緊急対応……そのたびに「やるべきこと」があり、それを忘れずに対応するのは本当に大変。そんな現場で、「やるべきことを上司に確認しなくても、自分でミスなく対応できるようにしたい!」という思いから、GoogleフォームとGoogleマイタスクを連携させて、フォーム送信だけでタスクが自動登録されるシステムを作りました!このシステムを作った背景グループホームでは、マニュアルはあっても忙しい日々の中で確認が後回しになることも多く、対応漏れが発生しがちです。・新規体験が決まったとき・本入居が決まったとき・退去の連絡が来たとき・新しい施設を立ち上げるとき・利用者の急な対応が必要なときこのような"イレギュラー"な場面では、確認や引き継ぎがうまくいかないと、対応漏れやトラブルの元になります。「フォームを送信するだけで、やるべきタスクが全部自動でリスト化されたら便利じゃない?」そんなアイデアを形にしたのが、今回ご紹介する仕組みです。システムの仕組み使い方はとてもシンプルです。①新規利用者の体験や退去など、シチュエーションごとに専用のGoogleフォームを用意(GoogleフォームはQRコードで読み取り、スマホからでも簡単に送信できる!)②現場の職員が該当するフォームを送信③送信内容を元に、Googleマイタスクに必要なタスクが自動で登録される🌟タスクの内容は、あらかじめテンプレートとして設定されているため、送信者が何か特別な操作をする必要はあり
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