業務管理にお悩みの中小企業に朗報！スプレッドシートで簡単・効率的な管理が可能に！

中小企業において、業務管理は重要な課題の一つです。しかし、多くの中小企業では、業務管理に必要なツールが十分に整備されていないため、業務の効率化が困難となっています。ここで、スプレッドシートを使った業務管理の効果について解説します。

スプレッドシートは、表計算ソフトの一つであり、数字や文字などのデータを一覧で管理することができます。業務管理には、スプレッドシートが非常に有効です。なぜなら、スプレッドシートは簡単に作成できるだけでなく、必要に応じてカスタマイズすることができ、多くのデータを効率的に管理することができるからです。

以下に、スプレッドシートを使った業務管理の効果をいくつか挙げます。

１．データの一元管理

スプレッドシートを使うことで、業務に必要な様々なデータを一元管理することができます。例えば、顧客情報、商品情報、在庫情報、発注情報などを一覧で管理することができます。これにより、情報の漏れや重複を防ぎ、スムーズな業務遂行を支援することができます。

２．自動化の実現

スプレッドシートを使うことで、業務の一部を自動化することができます。例えば、発注数や在庫数が一定値以下になった場合、自動的に発注依頼を出すようにすることができます。また、自動的に合計金額を計算して、請求書を作成することも可能です。

２－１．スプレッドシートの設計

まずは、発注数や在庫数を管理するためのスプレッドシートを作成します。スプレッドシートの列に、商品名、在庫数、発注数、発注依頼数などの項目を設定します。

２－２．発注数や在庫数の監視

スプレッドシートには、発注数や在庫数が一定値以下になった場合に自動的に発注依頼を出すための条件式を設定します。例えば、在庫数が10以下になった場合、自動的に発注依頼を出すように設定します。

２－３．発注依頼の作成

条件式が満たされた場合、スプレッドシート内に自動的に発注依頼を作成します。発注依頼の作成には、Google Apps Scriptなどのプログラム言語を利用することができます。発注依頼を作成する際には、商品名や発注数などの情報をスプレッドシートから自動的に取得して、発注依頼書を作成します。

※Google Apps Scriptの例

function sendOrderRequest() {

  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("在庫管理");

  var lastRow = sheet.getLastRow();

  var range = sheet.getRange(2, 1, lastRow-1, 4).getValues(); // 商品名, 在庫数, 発注数, 発注依頼数

  for (var i = 0; i < range.length; i++) {

    var itemName = range[i][0];

    var stock = range[i][1];

    var orderQty = range[i][2];

    var orderRequestQty = range[i][3];

    if (stock <= orderQty && orderRequestQty == 0) {

      var orderRequest = "商品名: " + itemName + "\n" + "発注数: " + orderQty;

      var email = "example *** example.com"; // 送信先メールアドレス

      var subject = "発注依頼がありました";

      MailApp.sendEmail(email, subject, orderRequest);

      // 発注依頼数を更新

      sheet.getRange(i+2, 4).setValue(orderQty);

    }

  }

}

このスクリプトは、在庫管理という名前のシートから商品名、在庫数、発注数、発注依頼数を取得し、在庫数が発注数以下になった場合に、発注依頼を作成して、指定されたメールアドレスに送信します。また、発注依頼が作成された商品については、発注依頼数を更新します。

このスクリプトをトリガーに登録することで、定期的に発注依頼を自動的に作成することができます。なお、このスクリプトは、あくまで例示ですので、実際に使用する場合には、環境や条件に応じて適宜修正する必要があります。

２－４．発注依頼の送信

発注依頼書を作成したら、自動的に発注先に送信するようにします。送信先には、メールアドレスなどを指定することができます。

以上のように、スプレッドシートを利用して発注数や在庫数が一定値以下になった場合に自動的に発注依頼を出す仕組みを作ることができます。この仕組みにより、発注数や在庫数の管理を自動化することで、業務効率化やコスト削減につなげることができます。

３．チームでの共同作業の支援

スプレッドシートは、複数の人が同時に編集することができます。これにより、チームでの共同作業を円滑に進めることができます。例えば、商品の仕入れ担当者が発注情報を入力し、在庫管理担当者が在庫情報を更新することができます。

４．リアルタイムの情報共有

スプレッドシートを使った業務管理では、複数の人が同時に編集することができるだけでなく、リアルタイムでの情報共有が可能です。例えば、複数の担当者が一つのスプレッドシートを使って業務を管理する場合、誰がどのような作業をしているのかが常に把握できるため、ミスや重複作業を防止できます。

５．様々なデータの分析

スプレッドシートには、グラフやチャートなどのデータ分析ツールが搭載されています。これらのツールを使うことで、顧客の購買傾向や商品の売り上げ推移など、様々なデータを可視化し分析することができます。これにより、より効率的な業務戦略の立案や改善が可能となります。

６．コスト削減

スプレッドシートを使った業務管理は、従来の業務管理方法に比べて、コストを大幅に削減することができます。例えば、紙やファイルによる書類管理や、専用のソフトウェアの導入・保守にかかるコストを削減できます。

以上のように、スプレッドシートを使った業務管理は、業務効率化やコスト削減に繋がるだけでなく、チームでの共同作業やリアルタイムの情報共有、様々なデータの分析など、多くのメリットがあります。中小企業にとっては、手軽に導入できるため、今後ますます普及が進むことが予想されます。