こんにちは。ヤマモトです。
前回は「1週間、簡単な業務記録をつけてみましょう」というお話でした。
……まあ、ぶっちゃけ3日坊主でも全然OKです。
「あ、なんか私、同じことばっかりやってるな」って気づくだけでも儲けものですから。
今回は、その「なんとなく書いたメモ」を見て、「これ、実は自分でやらなくてもいいんじゃない？」と疑ってみる回です。
ペンを1本だけ用意してください
記録した業務の横に、ざっくり3つの記号を書いてみましょう。
厳密じゃなくていいです。「なんとなくこれかな？」くらいで。
① 「〇」：あなたじゃないとダメな仕事
例：商談、大事な決断、社員の悩み相談、クリエイティブな企画
→ これは「聖域」です。大事にしてください。
② 「△」：決まったパターンの仕事
例：コピペ作業、日報作成、日程調整、請求書作り
→ 今回の「ターゲット」はこれです。スポットライトを当てましょう
③ 「×」：謎の習慣
例：誰も見ない資料作り、前任者のそのまた前任者から引き継がれた『謎の集計表』の更新、定例のための定例会議
→ その資料、誰も見てません。試しに3ヶ月やめてみてください。誰も気づきません。責任は取りませんが保証します。
「△（定型）」は、自分でやらなくていいし人に頼まなくてもいい
特に注目してほしいのが、②の「△」です。
昔なら「誰か手の空いてる人にお願いしようかな」とか「バイト雇おうかな」となっていた部分ですが、今の時代、ここも全部デジタルに丸投げできることが多いんです。
見分け方はこんな感じ。
・「キーボードとマウスだけで完結する？」
もしそうなら、チャンスです。パソコンの中の仕事なら、だいたい自動化できます。
・「考えるんじゃなくて、選んでるだけじゃない？」
「AならBフォルダ、CならDフォルダ」みたいな仕分けは、人間がやるより機械のほうが得意です。
逆に、物理的な仕事はちょっと苦手です。
「ダンボールを組み立てて商品を詰める」みたいな作業は、まだパソコンからは手が出せません（ロボットアームとか導入するなら別ですけど、それはまた別の話）。
でも、「発送伝票の住所を手打ちする」みたいなことなら、パソコンにやらせれば一瞬です。文句も言わず、間違えもせずやってくれますよ。
今は「疑う」だけでOKです。
今はまだ、ツールを入れたり設定したりしなくて大丈夫です。
ただ仕事をしている最中に、ふと「あれ？ これって私がやる必要ある？ パソコン君に任せられるんじゃ…？」と疑ってみてください。
「このコピペ、人生であと何回やるんだろう…」と遠い目になったら、それが効率化の合図です。
次回は、そんな「△（定型）」「×（無駄）」を解決するための「具体的な道具（ツール）」のお話をします。
いきなり高いシステムを買わなくても、実は無料で使える「処方箋」があるんです。
