こんばんは！ほしのひろです。
いきなりですが、やはり「現役PCインストラクターのワンポイントブログ」と記載することにしました💦
なんか、自分でも付けておかないとしっくりこないというか何というか。。
コロコロ変わって申し訳ありませんが、温かく見守ってください・・・。
というわけで、今回のテーマは「謝罪・お詫び」に使う正しい敬語の使い方です。
「謝罪・お詫び」と言っても色んなパターンがあるわけですが、今回は最近よく見受けられる機密情報の漏洩が発生してしまった旨の謝罪メールを取引先に送るというパターンで作ってみました。
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件名：データ誤送信に関するお詫び
株式会社ABC
営業部 田中様
いつもお世話になっております。
株式会社XYZの山田です。
このたびは、弊社より送らせていただきましたデータの中に、本来お渡しすべきではない情報が含まれておりましたこと、深くお詫びいたします。
原因は、社内でのファイル整理の際に、誤って古いデータを添付してしまったためでございます。
以後、このようなことがないよう気を付けます。
該当データはすでに回収し削除させていただきました。
お手数ですが、先日お送りしたデータは破棄いただけますと幸いです。
この度は本当にすみませんでした。
株式会社XYZ
営業部 山田太郎
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まず、4行目の「送らせていただきました」の「させていただく」は自分主体なので避けて、へりくだった「お送りいたしました」の方が適切ですね。
9行目の「気をつけます」は抽象的な言葉なので、説得力があまりありません。
「送信前に二重チェックを行う体制を整えます」ぐらいの文章に置き換えると、具体的で信頼性がぐっと上がります。
11行目の「削除させていただきました」は、相手の許可をもらって削除したというニュアンスに取られてしまう可能性があります。
漏洩したのはこちらのミスであり、こちらの判断で削除するというのが当然のことなので、相手の許可を取る必要はありませんよね。
なので、「削除いたしました」と事実を丁寧に報告し、誠意ある表現にしまししょう。
12行目の「幸いです」は依頼する表現としては弱いので、ここでは「破棄くださいますようお願い申し上げます」と明確に行動を促すのが望ましいです。
最後の「本当にすみませんでした」は口語的な表現になります。社外謝罪では「誠に申し訳ございませんでした」が基本ですね。
いかがでしたでしょうか。
「～させていただく」という表現の本来の意味は、
●自分が何かをする前に相手の許可や了承を得た⇒「お席を外させていただきます」（相手が了承してくれたので離席する）
●相手の利益や恩恵になることを、自分がさせてもらう⇒「こちらの商品をお試しさせていただきます」
つまり、「相手の許可」や「相手の利益」という前提があってのことなんですよね。
一見正しい使い方をしているようでも、よくよく文章の意味を調べてみると改善の余地があるものです。
次回は、「会議・打ち合わせ」での正しいビジネス敬語の使い方です。
もし、「こういうときにはどういう表現が良いのか」など質問がありましたら、お気軽にメッセージくださいね。
それでは、最後までお読みいただき有難うございました！
ほしのひろでした。
