fm23デザインは、介護事業所の運営・人事・委員会などの実務を支援する者として、
現場で起きやすい課題を整理し、発信しています。
「あれ？もしかして生成AI使ってる…？」
部下の作ったやけに整った文面を見て
そんなことを感じている管理者の方もいるかもしれません。
生成AIは職場でも活躍しそうだとは思う一方で、
「職員の裁量で使って、本当に大丈夫なのだろうか」
と感じたことはありませんか？
ただ、いまや完全に禁止するのは
現実的ではありません。
一方で、何も決めないままにしておくことにも
不安が残ります。
GeminiやChatGPTのような生成AIは
パソコンで手軽に使えるからこそ
管理者の目が届きにくいことが特徴です。
生成AIの利用で一番避けたい「情報漏洩」
多くの人は、生成AIを使い始めたとき
こう想像しています。
"誰にも見られない、自分とAIだけのやり取り"
でも実際の仕組みとしては
「社外のサービスに文章を渡している」状態です。
実務上、クラウドや社外サービスに
情報を登録することはあります。
ただ、生成AIの利用で問題となるのは、
・生成AI（社外サービス）上に情報が保存されるかもしれない
・サービスの利用規約に沿って、自分の入力した情報が分析対象になるかもしれない
という点です。
すなわち、意図せず“完全に自分でコントロールできない状態"
になっていることが問題となります。
情報を生成AIに入力する具体的な場面
情報を生成AIに入力する具体的な状況は、こんな場面です。
・記録を分かりやすくまとめたかった
・家族向けの文章を丁寧に書いてもらいたかった
・作業を少しでも早く終わらせたかった
生成AIの利用が推奨されているのは
こうした文章作成の場面でもあります。
文章のたたき台を作ったり、
言い回しを整えたりするだけでも、
業務負担は大きく変わります。
一方で、便利さのあまり、
「どこまで入力してよいか」
を深く考えないまま使うことが起こりやすくなります。
事業所を守る「情報漏洩が起きないような仕組み」
生成AIの利用を、現場の判断力や
注意力だけに頼る運用には限界があります。
したがって、生成AIを「使うか、使わないか」ではなく、
「何を入力してよいか」
を事業所として示しておくことが必要です。
会社で何か問題が起きたとき、
チェックされるのは個人の行動だけではなく、
・会社としてのルール
・ルールが共有され、きちんと運用されていたか
が重要になります。
これらは、BCPや高齢者虐待防止指針などと同じ考え方です。
簡単な取り決めであっても、社内の指針・基準があることで、
コンプライアンス上のリスクは大きく減ります。
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