作業項目の詳細について、説明していきます。
基本的には、各作業項目でやることは同じのため、売上高の回収に注目して記述していきます。
どの項目もやることは同じであり、受払管理を行い、資金の流れをつかむ、となります。
事業場、売上高を計上し、お金を回収するまで、主に3パターンがあります。
1.即金取引で、すぐに代金が回収される。
2.売掛金取引で、後日回収される。
3.手形取引で、後日回収される(売掛金→受取手形になるケースもあり)
小売業や飲食業などBtoCは1の現金商売が多く見受けられ、2・3の売掛金・手形パターンはBtoBの取引で多く見られます。
このように、売上計上後、代金を回収するまでいろいろなパターンがあります。営業努力により売上が増加しても、現金商売でなければ代金の回収は後の日になるため、資金繰り管理が必要となります。このように売上発生と代金回収の時期のズレが起きるため、資金繰り表(計画)を作成する目的の一つです。
資金繰り表(計画)は将来の現金の入金・出金の動きを表したものです。売上計上時は現金入金の動きはないため資金繰り表(計画)には計上しません。売上代金を回収する予定の月に、資金繰り表(計画)の売上からの収入の欄に入金金額を計上しす。それぞれの資金繰り表項目の意味は次のとおりです。
「現金売上」 売上計上時、すぐに回収
「売掛金回収」 売掛金の回収した金額
「手形取立・割引」 手形取立や手形割引で回収した金額
通常、これらパターンの違いは、CtoCであれば、取引先毎に回収条件が異なるため、取引先別の管理が必要となります。
そこで、得意先の売上債権管理(月次単位)が必要となるのです。
①(前月末)売上債権の期首残高
②(当月発生)売上発生
③(当月回収)売上債権の回収
④(調整)振替(手形等への振替)
⑤(当月末)売上債権の期首残高
上記①~⑤までの経理でよくいいうところの受け払い管理をしていきます。
①+②=③+④+⑤ という式がなりたちます。
これを月次単位で得意先別&回収パターン別(①現金、②売掛、③手形)毎に受け払い管理をしていきます。
例えば、①現金であれば、売上発生してもすぐに回収となるわけですから、期首、期末残高はゼロといった感じです。
また、②(当月発生)売上発生は販売計画から転記可能と思います。
そうして、③(当月回収)売上債権の回収が資金繰り表(計画)の「入金額」に転記されるので、この受け払い管理が必要なのです。
難しいように感じるかもしれませんが、売掛金管理、手形管理は通常の社内管理手続きとして行っていると思いますので、その表をすこし加工・見直すことで簡単に作成できると思っています。
後は、以下の各作業項目がありますが、上記とやることは同じです。
P/L計画で把握している項目にて、計上とお金の流れにズレがある場合には受け払い管理を実施し、どの時期にお金の回収・支払があるのかを把握できれば問題ありません。
(各作業項目)
・売上以外の収益より、実際の入金を考慮し、資金繰り表(計画)へ転記
・仕入代金・材料費・外注費より、支払期間を考慮し、支払い予定を資金繰り表(計画)に転記
・人件費支払い予定を資金繰り表(計画)に転記する。
・その他経費支払い予定を資金繰り表(計画)に転記する。
・法人税等の支払い予定を資金繰り表(計画)に転記する。