文書の構成をデータベースで管理する

論文や業務マニュアル、手順書、ブログ記事などを作成する際には全体の構成を管理するのが重要です。

メインテーマやサブテーマに沿って文書を書いていきますが、全体の記事の内容や順番を常に頭の中に入れておかなくてはいけないので中々大変です。

一般的には全体の骨組みを決めてから細かく記事を書いていくと思いますが、手順書のように主題、副題が明確なものはデータベース化するのが容易でメリットが大きいので紹介してみます。

「医薬品の安全使用のための業務手順書」作成マニュアル（薬局版）

日本薬剤師会が作成しているマニュアルを引用させていただきました。

このように主題、副題、テーマが明確になっているので読みやすく理解しやすい構成になっています。

実際には細分化された項目について具体的にどのような行動をとるかまで記載できれば実践的なマニュアルを作成することができます。

データベース化するとこんな感じで項目が一覧表示できます。

更に中分類毎に一覧表示します。

ここから記事を書いていくには詳細画面を使用します。

詳細画面で具体的な記事を書いていきます。

ここにはURLを記載したり、添付ファイルを保存することもできるので多くの情報を取得できる画面になります。

更に入力したデータはレポートとして出力できるので・・・

PDFでマニュアル化することが簡単です。

修正があった場合にはAccessを修正してPDF出力するだけなので簡単です。

更に簡易的なHTMLも作成できるので、ネットワーク上で共有する業務手順マニュアルが簡単に整備できます。

WordやExcelで文書を管理すると体裁を整えるのは楽ですが、版管理が大変でマニュアルのどこをいつ変更したのかが分からなくなります。マニュアルの管理に時間を取られるだけで質の管理が出来なくなってしまいます。

これらは情報化というほど大袈裟な話ではなく「データベース処理」をするかどうかの簡単な話なのです。

各業種に合わせた業務用システムもありますが、規模が大きくランニングコストが高額になってしまいます。

データベースを利用すると驚くほど効率化されることが多くあります。

手順が明確な業務フローはデータベースでの管理を検討してみませんか。

お気軽にご相談いただければ幸いです。

最後までお読みいただきありがとうございました。