何でもAccessがいい訳ではない…
Accessにはレポート機能があるので書類を作成することは可能です。
ですがレイアウトのしやすさはExcelの方が圧倒的に上です。
Excel方眼紙、ネ申エクセルなどと揶揄されて、使用するべきではないとされますが実際には活躍するシーンは多くあります。
データベースとして扱えるExcelシート（正規化されている）はAccessに移行すると良いですが、今回は少し別の話です。
正規化とは
データの重複をなくし整合的にデータを取り扱えるようにデータベースを設計することを、データベースの正規化と呼びます。正規化を行っておくと、データの追加・更新・削除などに伴うデータの不整合や喪失が起きるのを防ぎ、メンテナンスの効率を高めることができます。
例えばこんなシートがあります。（正規化されていない例です）
非常にシンプルで使いやすいと思います。
これならExcelで管理しても問題ありませんね。
もちろんデータベースでシステム化することも可能でしょうが、さほどメリットが感じられません。
直感的にスタッフの自己評価が眺められるシートはExcelで運用した方が良いと思います。
さて、ここからが本題になるのですが会社にはスタッフが１００名程度在籍しています。
そうするとExcelファイルが１００個存在する訳です。('Д')
ファイル名も「最新版」とか「最終版」とか「修正済」などどれが本物のファイルなのか分からなくなって更新日時だけが頼りになったりします。
一人ずつフォルダを作成したとして、こんなフォルダが１００個もあって、印刷したシートはどのExcelから出力されたか分からない。これでは仕事以外の部分の効率が悪すぎますね。
何層ものフォルダを開きつつ記憶に基づいてファイルを開いて作業する。
ファイルの最終更新日が頼り。
間違えて上書き保存してしまってやり直し。
更にフォルダ名は手入力になるので、同姓同名や非常に似た名前を取り違えて開いてしまい、人事評価を誤る可能性があるかもしれません。
添付ファイルとしてファイル自体を保存できる。
Accessには「添付ファイル形式」というフィールド定義がありWordやExcelやPDFなど、どのようなアプリであってもファイル自体を保存することが可能です。
なので、スタッフの情報はデータベース化して、そこにExcelの人事評価表を保存しておくという運用が可能です。
イメージとしてはこんな感じです。
※このデータはダミーデータ生成サイトで作成したもので、実在する情報ではありません。
自己評価の欄をクリックしてファイルを添付します。
これで個人のレコードにExcelファイルが添付されました。
このように管理しておけば効率的に管理できますね。
ここには顔写真やGoogleMapの切り抜きなど、多くのファイルを保存することができるのでとても便利です。
スタッフの一覧から必要な情報を選択するようにすれば、簡単に目的のExcelファイルを開くことができるようになります。
目的のExcelファイルを開くのに数秒しかかからないのが分かると思います。
データベースを利用すれば人だけでは無く、商品やサービスなど多くのものを時系列に管理することが可能です。
AccessとExcelのそれぞれの長所を活かし、協働させることで素晴らしく効率的な仕組みを作ることができます。
本来やるべき仕事に素早く取り掛かれるようにするために、煩わしいファイル管理をAccessに任せてみてはいかがでしょうか？
次回、もう少し面白いAccessとExcelのデータ連携をご紹介してみようと思います。
もしかしたら、毎日の仕事が少しずつ変わるかもしれません。
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