退職者が残したスプレッドシート、まず何を確認すべき？3つの手順

「前の人が作ったスプレッドシートが複雑すぎて、誰も触れない」「関数がエラーだらけで、どこから手をつけていいかわからない」——退職や異動で担当者がいなくなった後、こんな状況に陥っている会社は少なくありません。 GAS猫にも「前任が作った管理シートが壊れて業務が止まっている」というご相談が多く寄せられます。この記事では、退職者が残したスプレッドシートを引き継ぐ時にまず確認すべき3つの手順をお伝えします。 ■ 手順1. シートの全体像を把握する まず慌てて関数を直そうとしないでください。最初にやるべきは「このシートは何のために存在するのか」を把握することです。シート名、列のヘッダー、入力されているデータの種類を見て、売上管理なのか勤怠管理なのか在庫管理なのかを判断します。複数のシートがある場合は、どのシートがメインでどれが参照用かを整理します。 ■ 手順2. エラーが出ているセルを特定する 「#REF!」「#N/A」「#VALUE!」などのエラーが表示されているセルを探します。エラーセルをクリックすると数式バーに関数が表示されるので、何を参照しようとしているかがわかります。よくある原因は、参照先のシートが削除されている、列が追加・削除されて参照がズレている、などです。エラーの数と場所を把握するだけでも、修復の難易度が見えてきます。 ■ 手順3. 関数の依存関係を確認する スプレッドシートの関数は連鎖していることが多く、1つのセルを直すと別のセルに影響が出ることがあります。修正する前に、どのセルがどこを参照しているかの依存関係を確認してください。Googleスプレッドシートなら、セルを選択して右クリック→「参照先セルを表示」で確認できます。複雑なシートほど、この確認を飛ばすと修正が泥沼化します。 ■ まとめ 退職者が残したスプレッドシートの引き継ぎは、まず「全体像の把握」→「エラー箇所の特定」→「依存関係の確認」の順で進めるのが鉄則です。いきなり関数を直そうとすると、別の箇所が壊れて被害が拡大します。 GAS猫では、退職者が残したスプレッドシートの解読・修復・引き継ぎ資料の作成を専門に対応しています。「何がどうなっているかすらわからない」という状態からでも大丈夫です。お気軽にご相談ください。