退職者が残したNotion、引き継ぎで最初にやるべき3つのこと

「前任が作ったNotionが複雑すぎて、誰も手をつけられない」「ページが大量にあるけど、どれが今も使われているのかわからない」——Notionが社内に浸透するほど、担当者の退職や異動で「放置Notion」が生まれるケースが増えています。 GAS猫にも「退職者が構築したNotionのデータベースを整理してほしい」というご相談が増えています。この記事では、放置されたNotionを引き継ぐ時に最初にやるべき3つのことをお伝えします。

■ 1. ページの全体構成を把握する まず中身をいじろうとしないでください。最初にやるべきは、サイドバーに並んでいるページの一覧を上から順に見て「どんなページがあるのか」を把握することです。ページ名だけでは内容がわからないことが多いので、1つずつ開いて「何のためのページか」をメモしていきます。この段階では整理や削除はせず、ただ全体像を理解することに集中してください。

■ 2. 「現在使われているもの」と「使われていないもの」を仕分ける 全体像が見えたら、次は各ページの最終更新日を確認します。Notionのページには「最終編集日時」が表示されるので、直近3ヶ月以内に更新されているページは「現役」、それ以降更新がないものは「放置候補」と判断します。ただし、参照用のマスターデータ（顧客リスト、料金表など）は更新がなくても現役の可能性があるので、内容を見て判断してください。

■ 3. データベースのリレーション構造を確認する Notionのデータベースは、他のデータベースとリレーションで繋がっていることがよくあります。1つのデータベースを削除すると、連携先のデータが壊れる可能性があります。データベースのプロパティ一覧を確認して、「リレーション」「ロールアップ」が設定されているものは要注意です。どのDBがどのDBと繋がっているかの関係図をメモしておくと、この後の整理がスムーズになります。 ■ まとめ 放置Notionの引き継ぎは「全体把握」→「使用状況の仕分け」→「DB構造の確認」の順で進めるのが安全です。いきなり整理や削除に手をつけると、現役で使っているページやデータベースを壊してしまうリスクがあります。 GAS猫では、退職者が残したNotionの解読・整理・引き継ぎ資料の作成を専門に対応しています。「何がどうなっているかすらわからない」という状態からでも大丈夫です。お気軽にご相談ください。