「人がやらなくていい仕事」を減らす。紙の勤怠表から始めた業務改善の話

前回の記事では、

「その仕事、本当に専門家が全部やる必要がありますか？」

という話を書きました。

専門家にしかできない判断と、

誰かがやらなければならない定型作業。

この2つが混ざってしまうことで、本来使いたい仕事に時間を使えなくなっているケースは、意外と多いのではないかと思っています。

今回はそこから、もう少し具体的な話をします。

では、

「人がやらなくてもいい仕事」を、実際にどうやって減らしていくのか。

その一例として、最近AkariLabで取り組んでいる

「紙のタイムカード・勤怠表をデータ化する仕組み」

について紹介します。

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 毎月繰り返している、その入力作業

たとえば給与計算を考えてみます。

会社から、

・紙のタイムカード  

・PDFの勤怠表  

・スマートフォンで撮影した勤怠表  

が送られてくる。

そこから、

出勤時間を確認して、

退勤時間を確認して、

Excelへ入力する。

次の人。

また確認して、

入力する。

さらに次の人。

人数が増えれば、その作業も増えます。

そして翌月になると、ほぼ同じ作業がもう一度やってきます。

もちろん、勤怠情報そのものは重要です。

給与計算にも、

労務管理にも、

助成金の確認にも関係します。

だから確認は必要です。

でも、

紙に書かれている「9:02」をExcelへ「9:02」と入力することまで、本当に人がやり続ける必要があるのでしょうか。

私は、ここを分けて考える必要があると思っています。

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大切なのは「全部自動化すること」ではありません

AIや業務効率化の話をすると、

「全部AIに任せる」

という極端なイメージを持たれることがあります。

ただ、私自身はその考え方ではありません。

むしろ逆です。

人が確認した方がいいところは、

人が確認する。

判断が必要なところは、

専門家が判断する。

ただし、

転記するだけの仕事は、できるだけ仕組みに渡す。

この境界線を整理することが重要だと考えています。

勤怠表でも同じです。

OCRやAIが読み取った結果を100％正しいものとして、そのまま給与計算へ流す。

これは少し怖い。

手書き文字もあります。

印字が薄い場合もあります。

打刻漏れもあります。

普段とは違う勤務もあります。

だから、

「AIが読み取る」

↓

「人が確認する」

↓

「確定したデータを使う」

という流れにする。

人の仕事をゼロにするのではありません。

人が見るべき範囲を小さくする。

これが目的です。

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紙のタイムカードをCSVへ変換するサービスを作りました

この考え方から作ったのが、

タイムカード・勤怠表のOCRデータ化サービス

です。

紙のタイムカードや勤怠表を、

・PDF  

・スキャン画像  

・スマートフォンで撮影した画像  

などでお預かりし、

出勤・退勤時刻を読み取り、

CSVなどのデータへ整理します。

サービスはこちらです。

基本的な納品形式はCSVですが、

「このExcelの列順にしてほしい」

「給与ソフトへ取り込みやすい形にしたい」

「事業所ごとにファイルを分けたい」

といったご相談にも、内容を確認しながら対応します。

ただOCRをかけて文字を抜くだけではなく、

その後の業務で使える状態まで整える

ことを重視しています。

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たとえば30人分なら

仮に従業員30人分の勤怠表があるとします。

1人あたり1か月分を確認して入力するのに、

3分かかるとします。

30人なら90分。

実際には、

ファイルを開く、

名前を確認する、

Excelを開く、

入力する、

もう一度確認する、

といった細かな作業も入ります。

さらに複数の事業所や顧問先を抱えていれば、毎月かなりの時間になります。

しかもこの作業は、

会社の将来を考える仕事でもなければ、

従業員と向き合う仕事でもありません。

専門家としての判断でもありません。

必要だけれど、

価値の中心ではない。

こうした仕事こそ、仕組みに渡す候補です。

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本当に減らしたいのは「入力時間」だけではありません

勤怠入力を30分短縮できた。

もちろん、それも意味があります。

ただ、業務改善で本当に大きいのは、

単純な時間削減だけではないと思っています。

「まだ入力しないといけない」

「このファイルも確認しないと」

「数字を間違えていないかな」

こういう小さな仕事が頭に残り続けること。

この負荷も無視できません。

人は機械のように、

作業A終了。

作業B開始。

とは動きません。

途中でメールが来たり、

電話が入ったり、

質問されたりします。

そのたびに集中が切れます。

そしてまた勤怠表へ戻る。

業務の「接続部分」で、少しずつ疲れていきます。

だから私は、

単純作業を減らすことは、

時間を作るだけでなく、考える余白を作ること

だと思っています。

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社労士の先生にも試していただく予定です

今回作った仕組みは、

実際の業務でどこまで使えるのかを確認するため、

社労士の先生にもテストしていただく予定です。

開発者側から見れば便利でも、

現場から見れば、

「ここが確認しにくい」

「この形式では使いづらい」

「この項目も必要」

ということは普通にあります。

むしろ、そのズレを見つけることが大事です。

最初から完璧なシステムを作るより、

実際の業務へ入れてみて、

困る部分を見つけ、

少しずつ整える。

AkariLabでは、こうした進め方を大切にしています。

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 目指しているのは「OCRを売ること」ではありません

少し変な話ですが、

私はOCRそのものを売りたいわけではありません。

OCRは、あくまで道具です。

Excelも、

生成AIも、

GASも、

Webシステムも同じです。

大切なのは、

今、人がどこで時間を使っているのか。

そして、

その中で、本当に人がやるべき仕事はどこなのか。

ここを整理することです。

勤怠入力ならOCRが合う。

別の会社ではExcelの自動化かもしれません。

また別の会社では、

フォームを一つ作るだけで済むかもしれません。

システムを大きくすることが正解ではありません。

数千円、数万円の小さな仕組みで、

毎月発生する面倒が一つ消える。

それだけでも、十分価値があります。

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「毎月やっているから」で残っている仕事を、一度疑ってみる

会社の中には、

昔からやっているから。

前任者もそうしていたから。

このExcelしかないから。

紙で届くから。

という理由だけで残っている仕事が、たくさんあります。

もちろん、全部を変える必要はありません。

変えない方がいい仕事もあります。

でも一度だけ、

「この作業は、本当に今も人がやる必要があるのか？」

と考えてみる。

そこから業務改善は始まると思います。

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現在、AkariLabでは、

紙のタイムカード・勤怠表を

CSVなどのデータへ変換するサービスを提供しています。

毎月の勤怠入力に時間がかかっている方や、

「自社の帳票でも読み取れるのか試してみたい」

という方は、まずサンプル1〜2枚からご相談ください。

個人情報は伏せていただいて構いません。

実際の帳票を確認したうえで、

どこまで自動化できそうかをお伝えします。

▼タイムカード・勤怠表のデータ化サービス

人にしかできない仕事へ、

人の時間を戻す。

そのために、

まず一つ、小さな定型作業から仕組みに渡してみる。

AkariLabでは、そんな業務改善をこれからも形にしていきます。