AI業務改善を相談する前に、整理しておきたい6つのこと

「AIを使いたいけれど、何を相談すればいいのか分からない」

そんなとき、使いたいツールを決めるより先に、一つの仕事を書き出してみてください。会社全体の説明資料を作る必要はありません。「社内への資料確認依頼」のような、小さな仕事で十分です。

私自身、請求書や韓国向け資料の作成を自動化できて助かっています。一方で、社内向けなのに説明が回りくどくなるなど、実務に合わせた調整は必要です。

相談する側と受ける側で、その「実務」の前提をそろえる。この記事では、そのための6項目と記入例をまとめます。AIへの依頼にも、人への相談にも使えるひな形です。

最初に整理する6項目

1．仕事の名前

何を作る、または確認する仕事ですか。「事務を効率化したい」から一段具体的にし、「打ち合わせ資料の確認依頼文を作る」と書きます。

2．読む人・使う人

誰が成果物を使いますか。その人は案件の背景をどこまで知っていますか。社内向けか、初めてやり取りする取引先向けかで、説明の量も変わります。

3．目的

読んだあとに、何を判断・実行してほしいですか。「きれいな資料」ではなく、「商品説明の誤りや不足を確認してもらう」まで書きます。

4．使う材料

元になる資料、必要な事実、毎回変わる情報は何ですか。どれが最新版か分からない場合も、相談時に伝える材料になります。

5．完成の条件

何が入っていれば、仕事に使えますか。依頼文なら「確認箇所と期限が先に分かる」「返信する場所が書いてある」など、見比べられる条件にします。

6．人に戻す条件

何が不明なら、先に確認してほしいですか。未指定の期限や金額をAIに推測させたくないなら、その条件を明記します。

社内への確認依頼なら、こう書く

以下は説明用の架空例です。

仕事：打ち合わせ資料の社内確認依頼

読む人：同じ案件の担当者。背景は共有済み

目的：商品説明の誤りや不足を確認してもらう

材料：資料の最新版、確認対象のページ、返答期限

完成の条件：用件・確認箇所・期限・返信先が分かる

人に戻す条件：最新版、確認対象、期限のいずれかが不明

ここまで整理すると、「文章を柔らかくしたい」という相談から、「背景を知っている相手に、確認してほしい箇所を端的に伝えたい」という相談に変わります。

ページ番号や期限は毎回変わる情報です。一方、相手がすでに背景を知っていることや、返信先を明記することは、繰り返し使える条件です。この二つを分けておくと、次回どこを更新するかも見えます。

全項目が埋まらなくても、相談できる

「完成の条件が分からない」「誰が確認するか決まっていない」。空欄には、決める必要のあることが表れます。

分からないところを無理に埋めず、「ここが未定です」と伝えてください。相談の最初に整理すべき点が分かります。

また、説明書を渡しただけで、AIが必ずその通りに動くわけではありません。実際の成果物を確認し、直した理由を一行ずつ説明書へ戻していく。その調整も、仕事に取り入れる工程の一つです。

相談前に用意するなら、この3点

・困っている仕事を一つ

・現在の作業の流れを数行

・使える成果物の例を一つ。社名・個人名・金額などは伏せたもの

機密を含む実物をそのまま送る必要はありません。架空の内容に置き換えた見本でも、まず何を整理したいかは伝えられます。

「何をAIに任せ、どこを人が確認するか」から相談したい方には、ココナラでAI導入の全体設計をご案内しています。今回の6項目は、相談前のメモとしてもお使いください。

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