【こんな手作業、残っていませんか】
・フォームの回答を見て、毎回手で管理表に転記している
・条件によって別のシートに振り分けている
・決まった内容のメールを、毎回手で書いて送っている
・未処理の件を探して、自分で催促している
・毎週・毎月の集計を、決まった手順で繰り返している
このあたりはGAS(Google Apps Script)で自動化できます。
【対応できる仕組みの例】
・Googleフォームの回答を、管理表に自動で記録する
・条件(金額、種別、担当者など)で処理を分ける
・登録や更新のタイミングでGmailを自動送信する
・毎日・毎週の決まった時間に、集計やリマインドを自動実行する
・複数シート・CSVをまとめて集計表を作る
・Trelloなど外部サービスとAPIで連携する
・既存GASの不具合修正、機能追加
【実際に作ったデモ】
備品購入申請を題材に、フォーム送信をトリガーにGASが起動し、金額を判定して自動承認と承認者へのメール通知に振り分け、未処理の申請は毎朝リマインドする仕組みを構築しました。プロフィールのポートフォリオに画面を掲載しています。
【進め方】
① 現在の手順と、自動化したい範囲を伺います
② 対応可否と仕様を整理してご提案します
③ 実装(通常5〜7日)
④ テストデータで動作確認し、結果をご報告します
⑤ 修正を反映し、操作マニュアルを添えて納品します
【納品するもの】
・動作するGASとスプレッドシート
・トリガー設定済みの状態
・操作・運用マニュアル
【設計上大切にしていること】
・承認者のメールやしきい値などの設定はコードに直書きせず、シート側から変えられるようにします
・エラーが起きたときに気づけるよう、ログを残す設計にします
・引き継ぎできるよう、コードに日本語のコメントを入れます
【対応できないこと】
・大規模な業務システム、複雑な認証・決済まわり
・止まると業務が完全に停止する基幹システムの保守
・大量の個人情報を扱うもの
まずは「この作業は自動化できますか?」だけでも構いません。できない場合はその理由も含めて正直にお伝えします。
ご購入前に、下記をダイレクトメッセージでお知らせください。実現できるかを先に判断して、対応可否と仕様をお伝えします。購入後に「できません」となるのを避けるためです。
【事前に教えていただきたいこと】
① 今やっている手順(例:フォームの回答を見て、管理表に転記して、担当者に連絡している)
② どこを自動化したいか
③ 現在使っているシートやフォーム(閲覧権限での共有、または画面のキャプチャ)
④ ご希望の納期
【実行環境について】
・Googleアカウント上で動作する仕組みをお作りします。データが外部に送信されることはありません。
・初回実行時に「このアプリはGoogleで確認されていません」という警告が出ます。自作スクリプトでは必ず出るもので、対処方法もマニュアルに記載します。
・作業に必要な範囲で、シートの編集権限をいただく場合があります。
【お願い】
・テスト用にお送りいただくデータに個人情報が含まれる場合は、ダミーに置き換えてください。
・修正は2回まで無料で対応します。仕様の追加・変更は別途お見積もりとなります。
・納品後14日間は、想定どおり動作しない箇所の修正を無償で対応します。
・平日のメッセージ返信は夜間になることが多いです。土日は日中も対応できます。
【対応できないもの】
・大規模な業務システム、複雑な認証・決済まわり
・大量の個人情報を扱うもの
不明な点は、購入前にお気軽にご質問ください。