英文はシンプルに、そして具体的に

こんにちは！英文メールや英語の交渉を代行していますEnglish Supportです。

今日は私がどんな英文メールを送っているかをお伝えしようと思います。

私の本業の仕事は、未だ出勤が許可されずホームオフィスの日々です。

今日も昼前にZoomで打合せ行いました。

相手はある企業の設計開発の面々。

結果的にこちらの提案を面白がってくれて、商品サンプルを試してくれることになりました。

さっそくこれは社内に報告！自粛中でもちゃんと仕事してるというアピールチャンスでもあります(笑)

ちなみに私の上司は香港人。

この件に関連する人たちも全員海外メンバーであり、当然英語でのメールになります。

私の送ったメールはこんな感じ↓

件名：

Meeting Minutes - xxxxx (打合せした相手の企業名) - June 25th 2020

本文：

Team,

Please support my sample activity for xxxxx.

xxxxx is a technology lead company.  The available market here may not be huge, but I consider if xxxxx could qualify our product, we can expand easily to other customer. 

Here’s some notes from the meeting today with xxxxx.

- xxxxx is pretty interested to our product.

- xxxxx agreed to testing product A, to check the performance. I intend to utilize their test result for our market development. 

      -> Gabe, please support the delivery of sample A.  I will send the application form in a separate email.

- Next action: xxxxx is asking if we have specific data of ----- before initiating their test. 

      -> James, is this data available at your side?

Regards,

いかがでしょう？

日本企業での報告書メールに比べたら、だいぶシンプルではないでしょうか？

典型的な日本語の報告メールであれば次のようになると思います。

「関連各位　営業の〇〇です。暑くなりましたが先般の資料作成ご協力ありがとうございました。さて、これに関連して本日xxxxx社と打合せを行いましたので、以下の通りご報告申し上げます・・・・」

というような内容に始まり、日時・会議場所・参加者及び肩書などの細かい情報を入れ、打合せの背景がどうとか議題がどうとか…

更に議事録を送る前に、今後のアクションに関係しそうな人に事前に根回しをした上、更に上司にも承認をもらって…

もう考えただけで面倒ですね。1つメールを送るために丸一日掛かってしまいそうです(笑)

海外との英文メールでは「お礼」や「時候の挨拶」や「個人的な連絡」とか「根回し」などは一切不要であり、無駄なことと認識されます。

そのため、日本人からするとドライに感じるかもしれませんが、極めて無味乾燥なあっさりした内容になります。

上記の私の英文メールでは、

・メールの目的(サンプル評価してもらうためにみんなサポートしてね)

・サポートするメリット(xxxxx社にサンプル評価してもらったらこんなメリットがあるよ)

・事実(xxxxx社と打合せをした。興味を持ってもらった。サンプル評価してくれる)

・具体的なサポートの呼びかけ(サンプル手配して。必要なデータも送って)

くらいのことしか書いていません。非常にシンプルで、無駄な内容は極力排除しています。

この方がメールを送られた方も目的がはっきりしており、スムーズに仕事が進みます。

英文メールを送られる方は、ぜひこのシンプルさを意識してみてはいかがでしょうか。

最後に宣伝ですが、英文メールに慣れていないという方はぜひ弊サービスをご利用いただければと思います。