フォルダ整理をするとき、ただ細かく分ければ使いやすくなるとは限りません。
一見きれいに整理されていても、実際に使うと、
「どこに入れたか分からない」
「探すまでに何回もフォルダを開く」
「よく使う資料が埋もれている」
ということがあります。
私自身、仕事で資料を管理するときは、情報の種類ごとに分けるようにしています。
情報の種類で分ける
たとえば、担当先や取引先に紐づく情報は、取引先別で探せるようにします。
01取引先別
→あ行
→か行
→さ行
このようにしておくと、取引先名から資料を探しやすくなります。
エリアのマネジメントをしていたときは、
エリア全体
→県ごと
→拠点ごと
のように分けていました。
エリア全体で見る資料、県ごとの取り組み、拠点ごとの状況は、見る単位が違います。
そのため、同じ営業資料でも、どの単位で見るものなのかを分けておくと探しやすくなります。
商品に紐づく資料は商品軸で分ける
一方で、自社の商品に紐づく情報は、取引先別ではなく商品軸で整理した方が探しやすいことがあります。
たとえば、
02商品情報
→商品A
→商品B
その中に、
01カタログ
02仕様書
03説明書
04技術資料
のように入れておきます。
カタログ、仕様書、取扱説明書、技術資料などは、取引先ではなく商品に紐づく情報です。
そのため、商品ごとにまとめておくと、あとから探しやすくなります。
営業活動に使う資料は、用途で分ける
営業活動に必要な資料は、また別の軸で分けます。
たとえば、
03営業資料
→プレゼン資料
→事例
→比較資料
→提案テンプレート
このような資料は、特定の取引先や商品だけでなく、営業活動の場面で使います。
「どの会社向けか」よりも、
「何に使う資料か」
で探す方が早いことがあります。
フォルダ名には番号を付ける
フォルダが増えてくると、名前だけで並べると探しにくくなることがあります。
たとえば、
カタログ
取扱説明書
仕様書
技術資料
のようにそのまま並べると、並び順は名前に引っ張られます。
そこで、
01カタログ
02取扱説明書
03仕様書
04技術資料
のように番号を付けておくと、いつも同じ順番で並びます。
よく使うものを上に置けるので、探す導線が固定されます。
これは地味ですが、かなり大事です。
整理は「きれいに並べる」だけではない
フォルダ整理というと、分類をきれいにすることを考えがちです。
もちろん分類は大切です。
ただ、実務ではそれ以上に、
・どこを見ればよいか分かる
・誰が見ても同じ場所にたどり着ける
・よく使う資料が埋もれない
・追加するときのルールが分かる
ことが大切です。
整理は、見た目をきれいにするためではなく、必要な資料に早くたどり着くためにあります。
まとめ
フォルダ整理は、単に細かく分ければよいわけではありません。
取引先に紐づく情報。
地域や拠点に紐づく情報。
商品に紐づく情報。
営業活動に使う情報。
それぞれ、探すときの軸が違います。
だからこそ、情報の種類に合わせてフォルダを分けることが大切です。
さらに、フォルダ名に番号を付けておくと、よく使うものを上に置けて、探す順番も固定できます。
整理は、きれいに並べることより、すぐ見つかること。
この視点でフォルダ構成を見直すと、日々の探す時間を減らすことにつながります。
