会議が長くなる原因は「確認だけ」に時間を使っているからかもしれない

会議が長くなる原因のひとつに、確認に多くの時間を使っているということがあります。

数字の確認。

進捗の確認。

活動内容の確認。

予定の確認。

担当者ごとの状況確認。

もちろん、確認は大切です。

状況が分からなければ判断できませんし、数字や進捗を共有することにも意味があります。

ただ、確認だけで会議の時間が終わってしまうと、少しもったいないと感じることがあります。

確認は大事。でも会議で全員が聞く必要があるか

会議では、参加者全員の時間が使われています。

1時間の会議に5人参加すれば、会社全体では5時間分の時間を使っています。

その時間のほとんどが、

・数字の読み上げ

・進捗の報告

・活動内容の確認

・各担当者への状況確認

だけで終わってしまうと、会議としての価値が出にくくなります。

確認すること自体が悪いわけではありません。

ただ、事前に見られる情報や、個別に確認できる内容まで、全員が集まった場で確認していると、会議が長くなりやすくなります。

会議でやるべきことは「判断」や「決定」

会議で本当に時間を使いたいのは、みんなでしか決められないことです。

たとえば、

・どの案件を優先するか

・どの対応方針にするか

・問題が起きている原因をどう見るか

・誰がどこまで対応するか

・次に何を改善するか

・止める作業、続ける作業を決めるか

こうした内容は、関係者が集まって話す意味があります。

逆に、単なる確認だけなら、会議の前に共有しておけることもあります。

事前に見える状態にしておく

会議を短くするには、確認事項を事前に見える状態にしておくことが大切です。

たとえば、

・売上や進捗を一覧で見られる

・未対応案件だけ分かる

・遅れているものだけ分かる

・担当者別の状況が分かる

・前回からの変化が分かる

このような状態にしておくと、会議で一から確認する時間を減らせます。

会議では、

「何が問題か」

「どこを決めるべきか」

「次に何をするか」

に集中しやすくなります。

確認のための会議から、決めるための会議へ

会議が毎回長くなる場合は、会議の目的を一度見直してみるのもよいと思います。

その会議は、

・報告するための会議なのか

・確認するための会議なのか

・相談するための会議なのか

・決めるための会議なのか

目的が曖昧だと、どうしても話が広がります。

報告だけなら、資料共有で済むこともあります。

確認だけなら、管理表や一覧で足りることもあります。

相談や判断が必要なものだけ、会議で扱う方が時間を有効に使えます。

まとめ

会議で確認することは大切です。

ただ、確認だけで参加者全員の時間を使い切ってしまうのはもったいないことがあります。

数字の確認。

進捗の確認。

活動の確認。

これらは必要ですが、事前に見える状態にできるものもあります。

会議では、みんなでしか決められないことに時間を使う。

その視点を持つだけで、会議の内容も、使う時間も変わってくると思います。