会計ソフトやExcelで管理をしていると、日々の入力に追われて、「とりあえず処理すること」が目的になりやすいことがあります。
もちろん、まず処理することは大切です。
ただ、実際にはそのデータはあとから、
・集計する
・確認する
・比較する
・分析する
・報告する
・会議で使う
ことが多くあります。
そのため、最初から「あとで集計しやすい形」でデータを残しておくと、仕事がかなり楽になります。
入力はしている。でも活用しにくい
会社では、さまざまなデータを日々入力しています。
たとえば、
・売上
・仕入
・経費
・案件情報
・在庫
・勤怠
・作業履歴
・問い合わせ内容
こうしたものは、会計ソフト、Excel、販売管理、紙、複数のシステムなどに分かれていることもあります。
ただ、入力はされていても、
・あとから集計しにくい
・担当者ごとに入力方法が違う
・名称がバラバラ
・分類が統一されていない
・自由入力が多すぎる
・検索しにくい
という状態だと、データが活かしにくくなります。
あとから困るのは「見返すとき」
入力しているときは問題なくても、あとから確認するときに困ることがあります。
たとえば、
・この売上は何の案件だったか
・どの商品が多く出ているか
・どの取引先が増えているか
・広告費に対して売上はどうか
・どの作業に時間がかかっているか
・どの月に問い合わせが多いか
こうしたことを見ようとしても、入力ルールがバラバラだと集計しにくくなります。
結局、あとから人が手で直して、並べ替えて、分類し直すことになります。
これはかなり時間がかかります。
名前の統一だけでも変わる
集計しやすいデータにするために、まず効果が大きいのは「名前をそろえること」です。
たとえば、
・株式会社あり／なし
・全角半角が混ざる
・商品名の表記のブレ
・担当者名が略称になっている
・同じ内容なのに別の呼び方をしている
こうした状態だと、同じものとして集計できません。
たとえば、
「A商事」
「㈱A商事」
「A商事株式会社」
これが別扱いになっていると、売上集計でも分散してしまいます。
入力ルールを少し決めるだけでも、あとからかなり扱いやすくなります。
自由入力が多すぎると集計しにくい
Excelや会計ソフトでは、自由に入力できるのが便利な反面、自由すぎると集計が難しくなります。
たとえば、
・摘要欄に人によって違う書き方をする
・案件名を毎回手入力する
・分類を感覚で入れている
・同じ作業でも違う名称を使う
こうなると、あとから検索や分析がしにくくなります。
そのため、
・選択式を使う
・分類コードを決める
・入力候補を用意する
・マスタを作る
など、少し入力ルールを作るだけでも違います。
「あとで使う」を前提にすると変わる
データ入力は、その場では地味な作業です。
ただ、本当に差が出るのは、あとから見返すときです。
たとえば、
・月別売上をすぐ出せる
・取引先別に集計できる
・商品別の傾向が分かる
・利益率を比較できる
・案件の進捗を一覧化できる
・問い合わせ傾向を確認できる
こうしたことがすぐできる会社は、判断も早くなります。
逆に、毎回データを手直ししてから集計していると、確認作業だけでかなり時間を使います。
会計ソフトも「入力の仕方」で変わる
会計ソフトも同じです。
同じソフトを使っていても、
・部門を分けているか
・補助科目を整理しているか
・摘要欄を統一しているか
・取引先を整理しているか
によって、あとから見える情報がかなり変わります。
ただ入力して終わりではなく、
「あとで何を見たいか」
を考えておくと、入力方法も変わってきます。
最初から完璧を目指さなくていい
もちろん、最初から完璧な管理を作る必要はありません。
最初は、
・名前を統一する
・入力ルールを決める
・分類を整理する
・不要な自由入力を減らす
このくらいでも十分効果があります。
大切なのは、
「今は入力できている」
ではなく、
「あとから使いやすい状態で残っているか」
を見ることです。
データは「残すこと」より「使えること」
データは、ただ残すだけでは意味が薄いことがあります。
見返せる。
比較できる。
集計できる。
判断に使える。
ここまでできて、初めて価値が出てきます。
そのためには、入力する時点で、
・あとから検索しやすいか
・集計しやすいか
・比較しやすいか
・人が変わっても分かるか
を少し意識しておくことが大切です。
まとめ
会計ソフトやExcelでは、「あとから集計しやすいデータ」にしておくことがとても大切です。
入力はしていても、
・名前がバラバラ
・分類が統一されていない
・自由入力が多い
・ルールが決まっていない
という状態だと、あとから活用しにくくなります。
逆に、
・名前を統一する
・分類をそろえる
・入力ルールを決める
・データを整理して残す
だけでも、集計や確認がかなり楽になります。
データは、入力するときより、あとから見返すときの方が長く使います。
だからこそ、
「あとで使いやすい形で残す」
という視点を持っておくことが大切だと思います。
