Excelは、多くの会社で使われている便利な道具です。
新しくシステムを入れなくても、表を作れる。
集計もできる。
誰でも開ける。
費用もほとんどかからない。
だからこそ、日報、在庫表、見積管理、案件管理、点検表、売上集計など、さまざまな業務でExcelが使われています。
ただ、最初は便利だったExcel管理も、使い方によっては、あとから見えにくいコストが増えていくことがあります。
Excel管理は本当に安いのか
Excelそのものは、追加費用をかけずに始めやすい道具です。
しかし、実際の業務では、次のような手間が発生していることがあります。
・毎月同じ集計をしている
・複数ファイルを開いてコピペしている
・打ち込みミスを何度も確認している
・最新版を探している
・担当者しか分からない表になっている
・集計結果を別資料に打ち換えている
・過去データを探すのに時間がかかっている
このような作業が毎月続いている場合、Excelは無料に近くても、人の時間という見えないコストがかかっています。
見えにくいコストは「作業時間」
たとえば、毎月1時間かかる集計作業があるとします。
1回だけなら大きな負担に見えないかもしれません。
しかし、それが毎月続くと、1年で12時間。
複数の担当者が同じような作業をしていれば、さらに時間は増えていきます。
しかも、手作業が多いほど、打ち込みミスや確認作業も増えやすくなります。
Excel管理で本当に見直したいのは、ファイルの見た目だけではなく、
その裏側で毎月発生している作業時間です。
担当者依存もコストになる
Excel管理でよくあるのが、「この表はあの人しか分からない」という状態です。
・どの列を使えばよいか分からない
・どのファイルが最新版か分からない
・マクロの内容が分からない
・集計の手順が口頭でしか残っていない
・担当者が休むと作業が止まる
この状態になると、引き継ぎや確認にも時間がかかります。
普段は問題なく回っていても、担当者の異動や退職があると、一気に困ることがあります。
ミスの確認にも時間がかかる
Excel管理では、入力ミスや打ち込みミスが起きることがあります。
もちろん、ミス自体も問題ですが、実際には「ミスがないか確認する時間」も大きな負担になります。
・数字が合っているか確認する
・貼り付け位置がズレていないか見る
・抜け漏れがないか確認する
・集計式が壊れていないか確認する
・前月と比較して違和感を探す
こうした確認作業も、積み重なると大きな時間になります。
Excelをやめる必要はありません
ここで大切なのは、Excelを使うのが悪いという話ではありません。
むしろ中小企業や現場業務では、Excelはとても現実的で使いやすい道具です。
ただ、毎月同じ作業を繰り返しているなら、少し見直すだけで負担を減らせることがあります。
たとえば、
・入力項目を整理する
・ファイル名や保存場所を統一する
・集計用のシートを作る
・複数ファイルをまとめて読み込む
・入力チェックを入れる
・ボタンで集計できるようにする
・担当者が変わっても分かる操作にする
このような小さな改善でも、毎月の作業時間や確認の手間を減らしやすくなります。
まずは「毎月繰り返している作業」を見る
Excel管理を見直すときは、いきなり大きな仕組みを作る必要はありません。
まずは、毎月繰り返している作業を見てみるのがおすすめです。
・毎回同じファイルを開いている
・同じ場所にコピーしている
・同じ条件で集計している
・同じチェックをしている
・同じ資料を作っている
このような作業は、改善しやすい部分です。
全部を変えるのではなく、時間がかかっている部分から少しずつ見直すだけでも十分です。
現在のExcelを見ながら整理します
私は製造業の実務の中で、日報、点検表、在庫表、見積書、勤怠表、集計表など、さまざまなExcel管理に関わってきました。
Excelは便利な道具ですが、使い方によっては、知らないうちに手作業や確認作業が増えてしまうことがあります。
「毎月同じ集計をしている」
「担当者しか分からないExcelがある」
「システム化するほどではないが、今の作業を少し楽にしたい」
という段階でも大丈夫です。
現在のExcelファイルや作業内容を確認し、どこを見直すと効果が出やすいか一緒に整理します。
