「ITは苦手」。それでも、ひとつだけ変えてみた
教室やレッスンでグッズ・物販を扱っていると、こんな経験はありませんか。
- LINEで届いた注文を、紙のノートに書き写す
- 月末に「商品×サイズ×数量」を数えて、発注書にまとめる
- 「あれ、この人の注文、入れたっけ？」と不安になる
「楽にしたい」と思いながらも、なかなか変えられない。便利そうだけど、ITは苦手だし…」「難しそうで、最初の一歩が踏み出せない」——その気持ち、よくわかります。
でも、安心してください。あなたが何かを覚えたり、難しい設定をしたりする必要はありません。「ひとつだけ、仕組みを変えてみよう」——そう決めてくれたら、あとは私がぶん引き受けます。
今日は、実際にその一歩を踏み出したダンスフィットネス教室のインストラクターさん（R様）の話を紹介します。R様がしたことは、たったひとつ。「今の注文のやり方」を私に教えてくれただけです。
Before：紙とLINEと「数え直し」
改善前の流れは、こうでした。
1. 生徒さんがLINEで個別に注文を送る
2. 運営者が内容を確認して、都度返信
3. 紙のノートに書き写す
4. 月末に集計して、トータルで発注
一見、回っています。でもこのやり方には、静かなリスクが潜んでいました。
- 記入漏れ・集計の抜け漏れが起きやすい
- 工程が多く、忙しい月よりミスが增える
- 「今どの状態？」が一目でわからない
After：フォームで受けて、ダッシュボードで見る
仕組みをこう変えました。
1. 生徒さんは**Googleフォーム**から注文（必須項目で記入漏れをゼロ化）
2. 注文は**スプレッドシートに自動で蓄積**
3. **ダッシュボード**が「未発注のもの」を商品×サイズで自動集計
4. 発注したらチェック→未発注件数が0になるのを確認するだけ
もう「数え直し」はありません。スマホからでも、今何を発注すればいいかが一目でわかります。
【ここが一番のポイント】あなたが触るのは「ダッシュボード」だけ
これまでExcelやスプレッドシートで注文を管理してきた方に、一番伝えたいことがあります。
あなたが操作するのは、ダッシュボードの画面だけ。Excel（スプレッドシート）の複雑な表や関数は、一切触る必要がありません。
- 「どのセルを直せばいいの？」と迷わない
- 「関数を壊してしまった？」と恐ろしくならない
- ボタンとチェックだけだから、説明書を読まなくても直感的に使える
裏ではデータがきちんと集計されているのに、あなたは「見る・押す」だけ。ITが苦手でも、これまでExcelの表で消耗してきた方でも、安心して使えます。
申込みが入った瞬間に、照合も・通知も・返信文まで自動
この仕組みは商品マスター（取り扱う商品の一覧）と連携しています。だから、申込みが入るたびに——
1. 自動で照合：申込み番号が商品マスターと突き合わされる
2. メールで通知：申込み内容がそのままメールで届く（見逃しゼロ）
3. 返信文を自動生成：申込者へのお返事メールの文章まで用意される
あなたがやるのは、生成された文章をコピペして送るだけ。文面をゼロから考える時間も、打ち込む手間もありません。
さらに、もし申込み番号が一覧（商品マスター）に見当たらなければ、その場で気づけます。「あれ、この番号は何だろう？」とすぐ申込者に確認できるから、取り違えや入力ミスを、後からではなく「その場」で解決できます。
実際に使ってもらった方の声
> 今日のアパレル注文の報告！
発売から3分ほどでSOLDOUTするアイテムも出てきて、希望通りには発注出来なかったのだけど…
自分で一つずつ数える手間もなかったので、他のインストラクターに振るのも早くできて助かった。
あと、「SOLDOUTでした御免なさい」の連絡もすぐにできたから、新しく作ってくれたダッシュボードとても役に立ったよー
>
人気アイテムが3分で売り切れるような、一番慌ただしい場面。そこで「数え直しゼロ」だったからこそ、生徒さんへのケア（お詳びの連絡）まで手が回った。これが自動化の本当の価値です。
お客様の声を、その日のうちに「機能」にした
この声には、もうひとつ大事な課題が隠れていました。人気アイテムはすぐに売り切れてしまい、注文したのに「買えなかった方」が出てしまう。そのお詳びとフォローを、どうスムーズにするか——これが、次の課題でした。
そこで、すぐに次の機能を追加しました。
- 「完売」ボタン：売り切れた商品をワンタップで「完売」にできる
- 完売タブ（連絡必要リスト）：完売で注文できなかった方が自動でリスト化。連絡したら✓を入れるだけで進捗を管理できる
- 「ごめんなさいメール」テンプレ：お詳びの連絡文をコピペで送れる。毎回ゼロから打つ手間をなくしました
「買えなかった方へのお詳び」は、一番気が重くて後回しになりがちな作業です。でもそこを仕組みにしたから、慌ただしい中でもすぐに連絡できる。
そしてもう一つこだわったのが、スマホでの使いやすさ（スマホ最適化UI）です。レッスンの合間に、スマホでサッと発注チェックも、配布も、お詳び連絡の管理もできる——「現場で本当に使える」形にしました。
「使ってから」も、一緒に育てる
この仕組みを作るとき、まず「申込みを受ける → 発注する → 配布する」という、業務の流れ全体を把握してから設計します。一部だけの自動化ではなく、最初から最後まできちんとつながる形にするためです。
そして大事なのが、納品して終わりではないこと。実際に運用してみて初めて見えてくる課題があります。今回の「SOLDOUT対応」も、まさに使ってみて初めて必要性がわかった機能でした。
だから私は、運用後のフォローアップで、仕組みを作り直すこともあります。現場で本当に回る形に、一緒に育てていく——それが私のやり方です。
▼ 詳しい内容・ご相談はこちら
説明だけ読んでも、正直イメージしにくいと思います。なので、実際に動くデモ画面もご用意しています。スマホでも操作できます。
「未発注だけが集計される」「チェックを入れると件数が減る」——この感覚は、触ってみるのが一番わかりやすいんです。サービスの詳しい内容やデモについては、下のサービスページ・お見積り相談（無料）から、お気軽にどうぞ。
この仕組み、あなたの業務にも
今回はアパレル注文の例でしたが、「注文・予約・申込が繰り返し発生する」業務なら、同じ仕組みが動きます。
- お弁当・お惣菜の予約販売
- ワークショップ・イベントの申込管理
- サロン・習い事の予約受付
- ハンドメイド作家の定期販売
ITが苦手でも大丈夫。難しい操作を覚える必要はありません。触るのはダッシュボードだけ、Excelのデータはノータッチ。仕組みが、あなたの業務に合わせて動きます。
あなたの「ひとつだけの挑戦」を、お手伝いします
R様がそうだったように、あなたがすることも、たったひとつ。「今の注文のやり方」を箇条書きで教えてくれるだけでいいんです。あとの仕組みづくりは、ぶん私が引き受けます。
「ITは苦手」でも大丈夫。難しいことは、得意な人に任せていいんです。見積り相談（無料）から、気軽にどうぞ。
手作業の時間を、生徒さんと向き合う時間に。その第一歩を、一緒に踏み出しましょう。
（※本記事の事例は、クライアントの了承を得て掲載しています）
