セラー業務支援室です。
私は医薬品メーカーで30年間、営業事務として働いてきました。
毎日のように大量の書類・数字・期限管理と向き合う中で、気づけば誰よりも
「書類のミスを減らす」「整理で時間を生み出す」ことが得意になっていました。
同じ会社で長く勤めていると、業務の変化を強く感じます。
評価基準の変化、対応方法の変化、仕事の内容の変化…。
今回のブログでは、その中でもとくに 「資料作成方法の変化」 について書いてみたいと思います。
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■ 30年前の資料作成
私が働き始めた頃、会社では Windows 95 が導入され始めた時代。
資料作成といえば、基幹システムから紙で帳票を印刷し、
• Excel に罫線を引いて枠を作り
• 数字を手入力し
• オートサム関数で合計を出し
• シートごとに作った資料を合算して集計
こうした作業が“Excel を使いこなしている人”として評価されていました。
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■ 現在の資料作成
今はまったく違います。
基幹システムから CSVデータ を抽出し、
Excel の関数で自動的に項目へ流し込み、
集計や抽出も自動で作成できるようになりました。
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■ とはいえ…まだ「手入力」していませんか？
「CSVにオートフィルタをかけて、必要な数字をクリックしながら別ファイルに手入力しています」
そんな方、いませんか？
「システムを作っても、データに変更があったら作り直さなきゃいけないから面倒なんだよ」
という声も聞こえてきます。
確かに“基幹システム自体”が変われば作り直しが必要です。
でも、商品の追加・支店名の変更程度で「作り直しが必要」と思っているなら…
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■ 認めましょう。「数字が苦手」だということを
なぜなら、適切に設計されたExcelは、
• データが増えても
• 項目が多少変わっても
“構造を崩さず更新できる”ものだからです。
もし毎月毎回、CSVから手入力しているなら、
それは あなたが数字に苦手意識を持っているサイン かもしれません。
