引き継ぎしやすいExcel表で最初に整えたいこと｜担当が変わっても困りにくくする考え方
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ビジネス・マーケティング
Excel表は、作った本人が使う時は問題なくても、
担当が変わった途端に使いにくくなることがあります。
たとえば、
項目名の意味が分かりにくい、
どこを更新すればいいか分からない、
前の担当者しか分からないルールが残っている、
といった状態です。
こうした表は、
内容自体は入っていても、
引き継ぎ後に確認や修正が増えやすくなります。
引き継ぎしやすいExcel表で大事なのは、作った人以外でも迷いにくい形に整えておくことです。
まず見直したいのは、次の3つです。
この3つが揃うと、
担当が変わった時に表の読み取りから時間がかかり、
更新漏れや入力ミスも起きやすくなります。
特に多いのが、
略称や独自ルールがそのまま残っている状態です。
たとえば、
「対応済」「済」「完」「OK」などの表記が混ざっていると、
引き継いだ人は判断に迷いやすくなります。
また、
入力欄・確認欄・集計欄の区別がつきにくいと、
どこを触ってよくて、
どこを触らない方がいいのかも分かりにくくなります。
Excel表は、
ただ情報が入っていればいいのではなく、
あとから見た人でも理解しやすく、
同じ流れで更新しやすいことが大切です。
今のExcel表が引き継ぎしにくい、
担当が変わるたびに説明が必要になる、
もっと分かりやすく整えたい、
そんな場合は、運用に合わせて整理することができます。
使いにくいExcelの見直しや修正・整理は、
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